Hvis du tilmelder elever i kurser eller programmer gennem en skole eller et uddannelsesprogram, er chancerne for, at du holder styr på dem med et regneark som Excel. Dit regneark indeholder sandsynligvis oplysninger om dine elever, såsom deres navne, kontaktoplysninger og kurser, de er tilmeldt.
Tag tingene et skridt videre, og du kan endda gøre disse oplysninger tilgængelige på frontenden af dit websted, så det er let tilgængeligt for studerende, forældre og fakultetsmedlemmer. For at beskytte personlige oplysninger kan du sikre dette område med en adgangskode.
Lad os gennemgå de hurtigste og mest effektive måder at oprette og organisere en elevdatabase på.
Brug en elevdatabaseskabelon
Den hurtigste og nemmeste måde at oprette en elevdatabase på er ved at bruge Microsoft Access. Adgang er brugervenlig og har en struktur, der ligner andre Microsoft-produkter. Hvis du allerede har et Excel-ark, der indeholder dine elevers oplysninger og kurser, kan du konvertere dine ark til Access. På denne måde vil du ikke miste nogen information eller spilde kostbar tid.
Din bedste mulighed er at vælge en elevdatabaseskabelon. På denne måde er databasen allerede sat op for dig, og du kan begynde at opdatere den med dine elevers oplysninger. Disse skabeloner er bedst til små skoler og organisationer, fordi de er enkle og ligetil. Hvis du har brug for en mere kompleks elevdatabase, så kontakt en professionel databaseekspert som Arkware.
Fang de rigtige data
Hvis du allerede bruger et regneark til at fange elevoplysninger, kan du blot flytte disse data over til Access. Men hvis din database er ny, skal du bestemme, hvilke data du vil fange fra elever. Når du beder om de rigtige oplysninger på forhånd, sparer du tid og hovedpine fra at forsøge at spore disse oplysninger i fremtiden.
Her er nogle eksempler på de elevoplysninger, du måske vil samle:
- For- og efternavn
- Student-id-nummer
- Fødselsdato
- Telefonnummer
- Adresse
- Kurser tilmeldt
- Dato for dimission
Organiser elevoplysninger
Når det kommer til at organisere dine elevers oplysninger, tilbyder Access forskellige måder at gøre dette på. For eksempel kan du identificere studerende ved deres navn, hovedfag eller studienummer. Inden for de kurser, de tager, kan du tilføje underviserens navn, afdeling, holdtider og karakter.
At have disse oplysninger ved hånden gør det nemt at administrere din elevbase og analysere data, såsom hvilke klasser der er mest populære. Og efterhånden som nye elever, kurser, instruktører osv. føjes til din skole, kan du nemt tilføje dem til din database for at sikre ensartede, nøjagtige oplysninger.
Ønsker du at oprette en elevdatabase til at administrere elev- og kursusinformation? Kontakt Arkware for at diskutere dit projekt.