Opbygning af en Microsoft Access-database

Hvor starter jeg?

En generel regel for oprettelse af en database (eller en databasefunktion) er at forestille sig den minimumsløsning, der er nødvendig for at opfylde målet. At holde det enkelt gælder især for begyndere. Hvis du vil bygge et system til sporing af salgsemner, skal du ikke tilføje en kundeservicedatabase eller et faktureringssystem på samme tid. Når først din nye applikation fungerer godt, kan du tilføje nye funktioner og integrere andre forretningsaspekter i designet.

Før du starter, er det god praksis at planlægge din udvikling, så du altid kan forestille dig dine mål og undgå unødvendige forhindringer. At få dine teammedlemmer involveret vil også hjælpe med at definere projektet samt øge buy-in til brug af et nyt system.

MS Access-databasedesign bør altid begynde med nogle simple koncepter relateret til din organisation:

1. Definer målene

Hvilke(n) udfordring(er) vil databasen løse?

• Hvordan vil organisationen gavne det? det vil sige strømlining af processen, håndhævelse af strenge arbejdsveje, registrering af en enkelt kilde
• Hvordan vil brugerne drage fordel af det? dvs. organiserede data, hurtigere hentning af data, mindre overflødig dataindtastning
• Hvordan kommer kunderne til gode? dvs. omfattende/konsekvent rapportering, hurtigere kundeservice, bedre sporing af historik

2. Definer arbejdsgange på papir

• Skriv de nødvendige trin ned i din ideelle arbejdsgang. For eksempel, i et system til sporing af salgsemner, skal du nedskrive den fulde liste over de ideelle trin fra et salgsemne hele vejen frem til at afslutte et salg. Der kan være undtagelser til den ideelle vej, der skal adresseres. Det er ofte en god idé at tage fat på disse undtagelser, når det nye system har vist sig at fungere godt i de fleste tilfælde.

3. Design tabeller og datafelter på papir

• Tabeller er byggestenene i databasen og bør indeholde alle de data, du håber at kunne administrere i dit nye system. Typisk vil alle datapunkter, der er inkluderet i dine formularer og rapporter, være repræsenteret i et felt i en tabel. I en salgsemnesporingsdatabase kan du inkludere tabeller og felter såsom:

1. 1. 1. Organisation – inklusive organisationens navn, adresse, adresse2, by, stat, postnummer, telefon osv.
      2. Kontakt – inklusive fornavn, efternavn, telefon, e-mail osv.
      3. Lead Source – Inklusive kildenavn osv.
      4. Lead Status – Inklusive status osv.
      5. Leaddetaljer – Dato for kundeemne, produkt eller interesseydelse, noter osv.
      6. Teammedlem – initialer, fornavn, efternavn osv.

4. Design formularer og rapporter på papir

• Dine formularer og rapporter vil være dine indgange til at lægge data ind i systemet, administrere de data, der er i systemet og trække data ud af systemet. Saml alle de relevante formularer og rapporter, som du allerede bruger, eller skitsér dem, du skal bruge. Sørg for, at alle dine væsentlige data er fanget på disse dokumenter.

I vores næste artikel vil vi diskutere, hvordan du opretter dine tabeller i MS Access.