Så de mennesker, der udvikler databaser til deres levebrød, er en vigtig ressource for den gennemsnitlige bruger, for "power-brugeren" og også for softwareproducenten. Her er en samling af nogle af de bedste råd samlet fra en lang liste af Access-eksperter. Da de vidste, at de tilbød forslag til nye brugere, tilbød de råd, der passede til dine behov og for at sikre, at du virkelig kan bruge Access trygt og effektivt. Når du er færdig, har du givet din indsats den rette mængde planlægning og organisering - og du vil have solide planer for at komme videre med din udvikling og brug af de databaser, du bygger med Access.
Så her er vismandens råd - i ti hurtige bidder.
Dokumenter alt, som om du en dag vil blive afhørt af FBI
Spar ikke på den tid, der bruges på at dokumentere din database. Hvorfor? Fordi du senere vil glæde dig over, at du ikke gjorde spare. Du har alle dine planer, dine generelle oplysninger og alle dine ideer – dem du handlede på, og dem der blev på tegnebrættet – klar næste gang du skal bygge en database. Du vil også have dem at henvise til, når eller hvis noget går galt med din nuværende database. Har du ved et uheld slettet en gemt forespørgsel? Intet problem. Se din dokumentation. Har du glemt, hvordan dine borde hænger sammen? Tjek dokumentationen og genopbyg relationerne. Har du brug for at forklare nogen, hvorfor eller hvordan du sætter noget op? Henvis til dine noter og imponer dem med din omtanke og omhyggelige overvejelse.
Så hvad skal denne herlige dokumentation indeholde? Nå, alt. Men her er en liste for at komme i gang:
- Generelle oplysninger om databasen:
- Fil-/dataplaceringer (med specifikke netværksstier eller internet-URL'er)
- Forklaring af, hvad databasen gør
- Oplysninger om, hvordan det virker
- Tabellayout:
- Medtag feltnavne, størrelser, indhold og prøveindhold.
- Hvis nogle af dataene kommer fra esoteriske eller midlertidige kilder (f.eks. kreditkortdata, som du downloader månedligt online), skal du notere det i dokumentationen.
- Sammendrag af rapporter:
- Rapportnavne
- En forklaring af oplysningerne i rapporten
Hvis du har brug for at køre nogle forespørgsler, før du opretter en rapport, skal du dokumentere processen. (Endnu bedre, få en venlig nørd til at hjælpe dig med at automatisere arbejdet.)
- Forespørgsler og logik: For hver forespørgsel skal du give en detaljeret forklaring på, hvordan forespørgslen fungerer, især hvis den involverer flere tabeller eller datakilder uden for Access (såsom SQL-tabeller eller andre store informationslagringsområder).
- Besvar spørgsmålet "Hvorfor?": Mens du dokumenterer din database, skal du fokusere på hvorfor dit design fungerer, som det fungerer. Hvorfor bruger forespørgslerne netop disse tabeller? Indrømmet, hvis du arbejder i et virksomhedsmiljø, ved du det måske ikke hvorfor systemet fungerer, som det gør, men det skader aldrig at spørge.
- Oplysninger om gendannelse efter katastrofe:
- Sikkerhedskopieringsprocessen og tidsplanen
- Hvor backups er placeret (du er). lave sikkerhedskopier, ikke?), og hvordan man gendanner en sikkerhedskopieret fil
- Hvad skal man gøre, hvis databasen holder op med at fungere
Hvis din database kører en vigtig organisatorisk funktion - såsom regnskab, lagerbeholdning, kontaktstyring eller ordreindtastning - så sørg for, at der er en manuel proces på plads for at holde organisationen i gang, hvis databasen fejler - og husk at dokumentere processen!
Hvis du har brug for hjælp til nogen af disse ting, spørg nogen! Uanset om du låner nogen fra din informationsteknologiafdeling eller lejer en computernørd, så få den hjælp, du har brug for. Behandl din dokumentation som forsikring - ingen organisation bør køre uden den.Hver 6. til 12. måned skal du gennemgå din dokumentation for at se, om der er behov for opdateringer. Dokumentation er kun nyttig, hvis den er opdateret, og hvis andre end dig kan forstå den. Ligeledes skal du sørge for, at du (eller dine kolleger på kontoret) ved, hvor dokumentationen er placeret. Hvis du har en elektronisk version, skal du holde den sikkerhedskopieret og have en udskrift ved hånden - noget du vil være glad for, at du gjorde, hvis du eller en anden forsøger at genbruge dine databasedele ved hjælp af funktionen Application Parts.
Hold dine Access-databasefelter så små som muligt
Når du bygger tabeller, skal du gøre dine tekstfelter til de passende størrelser til de data, du opbevarer i dem. Som standard opsætter Access tekstfelter (kendt som kort tekst) til at indeholde 255 tegn - en ret generøs indstilling, især hvis feltet indeholder sølle tilstandsforkortelser på to bogstaver.
Et hundrede eller flere ekstra mellemrum - som ikke bliver brugt i de fleste tekstfelter - ville ikke virke som noget at miste søvn over, men multiplicer den plads på tværs af en tabel med 100.000 kundeadresser i, og du ender med masser af megabyte lagerplads rum, der har meget travlt med at rumme ingenting.
Juster feltstørrelsen med indstillingen Feltstørrelse på fanen Generelt i designvisning.
Brug talfelter til reelle tal i Access-databaser
Brug talfelter til tal brugt i beregninger, ikke til tekst, der foregiver at være et tal. Softwareapplikationer opfatter en enorm forskel mellem postnummeret 47999 og nummeret 47.999. Applikationen ser et postnummer som en række tegn, der alle tilfældigvis er cifre, men tallet behandles som et faktisk tal, som du kan bruge til matematik og alle mulige andre sjove numeriske ting. Den anden grund til, at et postnummer ikke er et nummerfelt? Hvis du er i USA, og dit postnummer starter med nul, afskærer applikationen det foranstillede nul og gemmer kun de ikke-nul-cifre i feltet – 01234 bliver 1234. Ikke godt!Når du vælger typen til et nyt felt med tal i, skal du stille dig selv et simpelt spørgsmål:Skal du nogensinde lave en beregning eller lave noget matematisk relateret til det felt?
- Hvis du vil beregne med feltet, skal du bruge et Nummer type.
- Hvis du ikke vil beregne med feltet, skal du gemme feltet som Kort tekst .
Valider dine adgangsdata
Valideringer kan hjælpe med at forhindre dårlige data i at komme tæt på dine tabeller. Valideringer er nemme at lave, hurtige at sætte op og altid årvågne (selv når du er så træt, at du ikke kan se lige). Hvis du ikke bruger valideringer til at beskytte din databases integritet, bør du virkelig starte.Brug forståelige navne i Access for at gøre tingene enkle
Når du bygger en tabel eller opretter en database, så tænk på de databasefil-, felt- og tabelnavne, du bruger:- Vil du huske, hvad navnene betyder om tre måneder? Om seks måneder?
- Er navnene intuitive nok til, at en anden kan se på bordet og finde ud af, hvad det gør, længe efter du er gået videre til større og bedre ting?
Slet adgangsfeltværdier med stor forsigtighed
Når du sletter feltværdier fra en tabel, skal du sørge for at dræbe værdierne i den rigtige post - tjek igen, og så Slet kun originalen, når du er sikker. Selv da kan du stadig gøre en hurtig Ctrl+Z og gendanne det stødende element, forudsat at du fortryder lige efter at have fanget fejlen.Hvorfor al den kontrol og dobbelttjek? For efter at du har slettet en feltværdi og gjort noget andet i tabellen, glemmer Access fuldstændigt din gamle værdi. Det er væk, ligesom om det aldrig har eksisteret. Hvis du sletter en post fra en tabel, er posten virkelig væk - fordi der ikke er nogen Fortryd tilgængelig for en hel post. Hvis den post tilfældigvis var vigtig, og du ikke havde en aktuel backup-fil, da posten forsvandt, er du uheldig. Undskyld!
Sikkerhedskopiering, backup, backup af dine Access-databaser
Gjorde jeg det klart nok? Opbevar altid en sikkerhedskopi af dit arbejde! Der er ingen erstatning for en aktuel backup af dine data - især hvis dataene er afgørende for dit personlige eller professionelle liv. Effektive strategier inkluderer ofte at vedligeholde sikkerhedskopier på et andet sted, hvis en katastrofe ødelægger dit kontor, det være sig på et andet kontor eller i skyen.
Hvis du tænker, at du aldrig har haft brug for en backup før, så hvorfor bekymre dig, så tænk på oversvømmelser. Tænk på nyhedsoplæsere, der siger, at et område i øjeblikket under vandet aldrig er oversvømmet før. Forestil dig, at folks liv flyder ned ad gaden. Uanset om du står over for en virkelig katastrofe af orkanproportioner, en brand, eller din computers harddisk beslutter sig for at dø (og det sker – selvom det aldrig er sket for dig før), vil du være meget gladere, hvis du har en sikkerhedskopi af din database.
Tænk, tænk og tænk igen, før du gør noget i Access
Kender du tømrerens slogan:"Mål to gange, skær en gang"? Det samme kan siges om at tænke, når det kommer til din database. Tænk ikke bare på noget, kom til en hurtig konklusion og dyk så ned i. Vent, tænk det igennem igen, og tænk så måske over det en tredje gang. Så drage en konklusion og begynde at handle på den. Med al den kraft, som Access giver dig, kombineret med muligheden for at gemme tusinder og atter tusinder af poster i din database, kan en relativt simpel fejltagelse være ret dyr på grund af de potentielle konsekvenser i form af tab af data eller en "u-undgåelig" handling. ved en fejl.Bliv organiseret og forbliv organiseret, når du arbejder i Access
Selvom forslagene til at blive organiseret og holde det enkelt kan synes at være modstridende, er disse to råd virkelig ledsagende. At holde tingene enkle kan ofte være en måde at undgå behovet for en masse organisering bagefter. Hvorimod du sikkert er blevet træt af at høre dine forældre minde dig om, at "der er et sted for alt, og alt på sin plads" (eller hvis de var mindre poetiske, "Rens dit værelse!!! ”), havde de ret.
Hvis du holder din database organiseret, sparer du dig selv for tid og sorg. En veltilrettelagt, velorganiseret tabel vil være lettere at forespørge på, rapportere om og inkludere i en formular. Det vil også sortere og filtrere som et lyn.
Ja, du kan blive for organiseret. Faktisk er overorganisering alt for let. Temperer dit ønske om at organisere ved at dyrke en anden passion:at arbejde med så få trin som muligt. Begræns antallet af mapper og undermapper, du bruger - maksimalt fem niveauer af mapper er mere end nok for næsten alle. Hvis du går meget ud over fem niveauer, begynder din organisation at støde ind i din produktivitet (og ingen kan lide et produktivitetstab, mindst af alt de mennesker, der kommer med de dumme små slogans til virksomhedernes feel-good plakater).