Det er ikke kun dine skabe og skuffer, der trænger til forårsrengøring - det gør din database også! Rengøring og organisering af din database er måske ikke den mest spændende ting på din huskeliste, men det er en, du vil takke dig selv for senere. Ved at fuldføre denne opgave kan du forbedre dine datas sundhed, reducere omkostningerne og forbedre dine marketingkampagners ROI.
Nedenfor er de trin, du skal følge, når du forårsrengør din organisations database.
Sikkerhedskopier din database
Før du foretager nogen form for oprydning af din database, skal du først sikkerhedskopiere dine filer. Du bør sikkerhedskopiere dine data regelmæssigt, men dette trin er især vigtigt, når du begynder at foretage større ændringer i dit system.
Identificer duplikerede poster
Identificer eventuelle dubletter i din database ved at køre en søgning. Dubletter er ofte uundgåelige, men det er vigtigt at fange dem, før de forårsager problemer. For eksempel ønsker du ikke at e-maile den samme kontaktperson to gange eller spilde dine markedsføringskroner på folk, der ikke er interesserede i dine produkter.
Opdater nøgleoplysninger
Hvornår har du sidst opdateret dine data? Det er muligt, at du skal anmode om nye eller opdaterede oplysninger, såsom e-mailadresser eller købshistorik. Din database skal holde styr på vigtige detaljer. Dette vil gøre rapporteringen nemmere og mere præcis.
Fjern inaktive kontakter
Med hensyn til informationen i dit Customer Relationship Management (CRM) system, er det nu et godt tidspunkt at fjerne inaktive kontakter. Filtrer dine kontakter efter aktivitetsdato for at se, hvem der interagerer med dit brand, og hvem der ikke er. For dem, der ikke interagerer med dit brand, kan du fjerne dem fra din database eller forsøge at engagere dem igen med en ny kampagne.
Gå til kilden
Hvis du finder en masse forældede oplysninger, duplikerede poster og andre fejl, skal du identificere kilden. Det er muligt, at der er et dybere problem i gang i din organisation, som skal løses, såsom automatiseret import eller frivilligt dataindtastningspersonale.
Overvej at uddanne dit personale
Nu er det et godt tidspunkt at træne dit personale i at forbedre kvaliteten af data i din database. Flere mennesker arbejder eksternt på grund af COVID-19-pandemien, så du kan bede medarbejderne om at se videoer, deltage i et online kursus og meget mere. Dette vil hjælpe med at forbedre kvaliteten af dine data, reducere fejl og begrænse medarbejderomsætning.
Forpligt dig til nye processer
Afhængigt af hvad du finder i din databaseoprydning, kan det være tid til at implementere nye processer. For eksempel er det nyttigt at automatisere visse opgaver, men der er nogle opgaver, der kræver, at et menneske træffer beslutninger. Du kan også få hjælp fra en databasekonsulent, som kan hjælpe med at designe og dokumentere processer til din database.
Ved at forårsrengøre din database kan du gøre en kæmpe forskel i at reducere rod, forenkle daglige aktiviteter og forbedre nøjagtigheden af datarapportering. Kontakt Arkware i dag for at diskutere en ny eller forbedret database til din organisation.