Hjælp til dataindtastning
En standardværdi for et felt
Nogle gange er de fleste værdier i et felt de samme. Hvis du f.eks. opretter en tabel til ansættelsesansøgninger, vil de fleste medarbejdere være fra samme stat, og kun nogle poster vil have en anden værdi for staten. Hvis du har et sådant felt i en tabel, kan du angive en fælles værdi for feltet. Under dataindtastning vil brugeren kun ændre værdien, hvis den er forskellig fra den sædvanlige. En sådan fælles værdi omtales som en standardværdi.
Sådan angiver du en standardværdi til et felt:
- I dataarkvisningen for en tabel skal du på båndet klikke på Felter. Klik på Standardværdi i sektionen Egenskaber. Dette ville åbne Expression Builder med =i hovedtekstboksen. Hvis du kender den konstante værdi, du vil bruge, skal du skrive den. Klik derefter på OK
- Klik på feltet i den øverste sektion i designvisningen af en tabel. I den nederste del af vinduet skal du klikke på Standardværdi og indtaste den ønskede værdi
Standardværdien skal være korrekt indtastet:
- Hvis feltet er tekstbaseret, kan du skrive standardteksten inkluderet i dobbelte anførselstegn
- Hvis feltet er numerisk, skal du blot skrive tallet
- Hvis feltet er datobaseret, og du vil angive en konstant (fast), skal du skrive den mellem to #-tegn
- Hvis du vil bruge en (indbygget) funktion, skal du skrive hvis foranstillet af =og tilføje parenteserne. Hvis du bruger Expression Builder, skal du i listen til venstre udvide Funktioner og udvide Indbygget funktion. I den midterste liste skal du klikke på den kategori, funktionen tilhører. Fra den højre liste skal du dobbeltklikke på den ønskede funktion, og derefter konfigurere funktionen korrekt
Praktisk læring:Indstilling af standardværdier
- På båndet, klik på Filer og klik på Åbn
- På listen over filer skal du klikke på College Park Auto-Repair1
- I navigationsruden skal du højreklikke på tabellen Reparationsordrer og klikke på Designvisning
- I den øverste del af vinduet skal du klikke på Tilstand
- I den nederste sektion skal du klikke på Standardværdi og skrive MD
- I den øverste sektion af vinduet skal du klikke på Tax Rate
- I den nederste sektion skal du klikke på Standardværdi og indtaste 0,0775
- I den øverste sektion af vinduet skal du klikke på DropOffDateTime
- I den nederste sektion skal du klikke på Standardværdi og skrive =Måned(Dato()) &"/" &Dag(Dato$()) &"/" &År(Dato$()) &" " &Time(Tid$()) &":" &Minut(Tid$())
- Gem tabellen
- I navigationsruden skal du højreklikke på formularen Reparationsordrer og klikke på Designvisning
- På formularen skal du klikke på tekstboksen DropOffDateTime og trykke på Slet
- I sektionen Værktøjer på båndet skal du klikke på Tilføj eksisterende felter
- Fra feltlisten skal du trække DropOffDateTime og slippe på formularen, hvor den forrige tekstboks var
- Formatér etiketten og tekstfeltet, så det ser ud, som det forrige tekstfelt var:
- Gem formularen, og skift den til formularvisning
- Luk formularen
Valideringsregel
En valideringsregel er en betingelse, som værdien indtastet i et felt skal opfylde for at være gyldig. Sådan opretter du en valideringsregel:
- Hvis tabellen vises i dataarkvisningen, skal du klikke på Felter på båndet. I sektionen Feltvalidering skal du klikke på Validering og klikke på Feltvalideringsregel
- Hvis tabellen vises i designvisningen, skal du klikke på feltet. I den nederste del af vinduet skal du klikke på Valideringsregel og klikke på dens ellipse-knap
I begge tilfælde vil handlingen åbne Expression Builder, hvor du kan oprette en regel.
Valideringstekst
Når betingelsen i feltet Valideringsregel ikke overholdes, kan du vise en meddelelsesboks for at fortælle brugeren det. Sådan opretter du beskeden:
- Hvis tabellen vises i dataarkvisningen, skal du klikke på Felter på båndet. I afsnittet Feltvalidering skal du klikke på Validering og klikke på Feltvalideringsmeddelelse. Dette åbner Enter Validation Message, hvor du kan skrive den ønskede besked:
- Hvis tabellen vises i designvisningen, skal du klikke på feltet. I den nederste del af vinduet skal du klikke på Valideringstekst og skrive den ønskede besked
Praktisk læring:Introduktion af logiske funktioner
- I navigationsruden under Tabeller skal du dobbeltklikke på Reparationsordrer for at åbne den i dataarkvisningen
- På tabellen skal du klikke på cellen under Kundenavn
- På båndet skal du klikke på Felter
- I afsnittet Feltvalidering skal du klikke på Validering og klikke på Record Validation Rule
- På listen med udtrykselementer skal du sørge for, at RepairOrders er valgt.
Dobbeltklik på Kundenavn
på listen Udtrykskategorier - Typen ER IKKE NULL
- Klik på OK
- I afsnittet Feltvalidering skal du klikke på Validering og klikke på Record Validation Message
- Skriv Sørg for, at du angiver navnet på kunden
- Klik på OK
- Luk tabellen
- I navigationsruden under Formularer skal du højreklikke på Reparationsordrer og klikke på Designvisning
- Klik på Udførte opgaver
- Klik på tekstfeltet JobPerformed1
- I egenskabsarket skal du klikke på fanen Begivenhed
- Klik på mistet fokus, og skriv
=IIf([JobUdført1] Er Null, MsgBox("Angiv mindst et af de job, der blev udført på bilen"),"") - Gem formularen
Værdi påkrævet for et felt
Hvis du mener, at der skal være en indtastning for et bestemt felt for hver post, kan du kræve det af brugeren. Når der udføres dataindtastning, efter oprettelse af en post, kan brugeren ikke flytte til en anden post, hvis en værdi for dette felt ikke er angivet. Du kan angive, at værdien af et felt er påkrævet, når du opretter en tabel, uanset om du arbejder i dataarkvisningen eller designvisningen af tabellen:
- I dataarkvisningen skal du klikke på en hvilken som helst celle i kolonnen for at angive, at værdierne i et felt er påkrævet. Klik på Felter på båndet. I afsnittet Feltvalidering skal du klikke på afkrydsningsfeltet Påkrævet. Som standard er afkrydsningsfeltet Påkrævet ikke markeret
- Klik på feltet i designvisningen i den øverste sektion. I den nederste sektion skal du klikke på pilen i feltet Påkrævet og indstille det til Ja. Dens standardværdi er Nej
Praktisk læring:Angivelse af påkrævede felter
- Klik på Filer på båndet og klik på Ny
- Klik på Blank Desktop Database, og indstil filnavnet til Chemistr2
- Klik på Opret
- På båndet, klik på Filer og klik på Indstillinger
- Klik på Aktuel database i venstre side, og i højre side, under Indstillinger for dokumentvindue, klik på alternativknappen Overlappende Windows
- Klik på OK
- Læs meddelelsesboksen, og klik på OK
- Luk standardtabellen uden at gemme den
- På båndet skal du klikke på Opret og klikke på Tabeldesign
- Skriv AtomicNumber og tryk på Tab
- Højreklik på AtomicNumber, og klik på Primary Key
- Indstil dens datatype som nummer og dens billedtekst som Atomic #
- I den øverste del, klik på cellen under AtomicNumber, skriv Symbol og tryk på F6
- I den nederste del af vinduet, klik på Påkrævet, klik derefter på pilen i kombinationsboksen og vælg Ja
- Indstil feltstørrelsen til 5
- I den øverste del, klik på cellen under Symbol, skriv AtomicWeight , og tryk på Tab
- I den nederste del af vinduet skal du dobbeltklikke på Påkrævet for at indstille værdien til Ja
- Indstil de andre egenskaber som følger:
Datatype:Nummer
Feltstørrelse:Enkelt
Billedtekst:Atomvægt - Højreklik på fanen i vinduet, og klik på Dataarkvisning
- Når du bliver spurgt, om du vil gemme, skal du klikke på Ja
- Indstil navnenavnet til Elementer og klik på OK
- På båndet skal du klikke på Felter
- Klik på en celle under symbolet på tabellen
- I sektionen Tilføj og slet på båndet skal du klikke på Kort tekst
- Skriv Elementnavn og tryk på Enter
- Klik på en celle under Elementnavn
- I sektionen Feltvalidering på båndet skal du klikke på afkrydsningsfeltet Påkrævet
- I sektionen Egenskaber på båndet skal du klikke på tekstfeltet Feltstørrelse og skrive 40
- Klik på Navn og billedtekst
- Klik på billedtekst, skriv Elementnavn og klik på OK
- Højreklik på fanen i vinduet, og klik på Dedesign View
- Tilføj følgende felter til tabellen:
Feltnavn Feltstørrelse Farve 40 Fase 32 - Tryk på Ctrl + S for at gemme tabellen
Et felts ugyldighed
Når du opretter en tabel i SQL, skal du indtaste NOT NULL for at angive, at hver post i et felt skal angives efter datatypen for et felt. . Her er et eksempel:
CREATE TABLE Departments
(
DepartmentCode char(5) NOT NULL,
DepartmentName char(50)
);Field For at angive, at et felt kan stå tomt, skal du enten undlade at angive dets ugyldighed eller indstille dets valg til NULL .
Det unikke ved en rekord
Når data indtastes i felter, er det muligt at have samme værdi for et felt i forskellige poster, såsom to personer, der bor i samme stat. Dette betragtes som en dubletværdi. I nogle andre tilfælde er dette muligvis ikke acceptabelt. Det kan for eksempel være, at du ikke ønsker, at to medarbejdere skal have samme medarbejdernummer. I dette tilfælde skal du sikre dig, at posterne er unikke.
Hvis en tabel vises i dataarkvisningen, skal du klikke på en hvilken som helst celle i den kolonne for at angive, at hver post i et felt skal være unik. Klik derefter på Felter på båndet. I sektionen Feltvalidering skal du klikke på afkrydsningsfeltet for den unikke indstilling.
Når du opretter en tabel i SQL, for at angive, at hver post i et felt skal være unik, efter datatypen for et felt, skriv UNIQUE . Her er et eksempel:
CREATE TABLE Departments
(
DepartmentCode char(5) unique,
DepartmentName char(50)
); Indekserede felter
Indeksering er evnen til at holde styr på registreringerne af et felt, såsom at kontrollere, hvornår de er unikke eller duplikerede. Denne egenskab kan indstilles, når du opretter eller konfigurerer en tabel i enten dataarkvisningen eller designvisningen. I dataarkvisningen skal du klikke på en hvilken som helst celle i kolonnen for at angive indekseringen af et felt. Klik derefter på Felter på båndet. I sektionen Feltvalidering skal du klikke på afkrydsningsfeltet for indstillingen Unik.
Klik på feltet i designvisningen i den øverste sektion. I den nederste sektion skal du klikke på pilen for den indekserede ejendom. Denne karakteristik kan indstilles ved hjælp af en af 3 værdier:
- Hvis indstillet til Nej (dets standard), vil der ikke blive udført nogen dobbeltværdikontrol
- Hvis du ønsker, at databasemotoren skal kontrollere for duplikater, men det ikke er nødvendigt at foretage nogen handling, skal du indstille denne egenskab til Yes (Duplicates OK)
- Hvis du ikke ønsker en dubletværdi af det samme felt i forskellige poster, skal du indstille feltets indekserede egenskab til Ja (ingen dubletter)
Praktisk læring:Kontrol af indekserede felter
- I den øverste sektion skal du klikke på Symbol
- I den nederste sektion skal du klikke på Indekseret for at vise dens kombinationsboks. Klik på pilen i kombinationsboksen Indekseret, og vælg Ja (ingen dubletter)
- I den øverste sektion skal du klikke på Elementnavn
- I den nederste sektion skal du dobbeltklikke på Indekseret dobbeltklik derefter på den igen for at indstille dens værdi til Ja (ingen dubletter)
- Luk tabellen
- Når du bliver spurgt, om du vil gemme tabellen, skal du klikke på Ja
Valg, kopiering og indsættelse af poster
Introduktion
Postvedligeholdelse består af at vælge, kopiere, indsætte, opdatere og/eller slette poster osv. For at hjælpe dig med nogle af disse handlinger på en tabel eller en formular er fanen Hjem på båndet udstyret med en sektion med navnet Find:
Feltvalg
Du kan vælge alle værdierne for en eller en gruppe af kolonner. Klik på kolonneoverskriften for at vælge alle værdier i en kolonne. For at vælge kolonner i et område skal du bruge Shift-tasten, mens du vælger kolonnerne i hvert område.
Nogle af de handlinger, du vil udføre på en eller flere poster på en tabel, kræver, at posten(erne) vælges først:
- For at vælge en række eller post i dataarkvisning skal du placere musen på den ønskede rækkeoverskrift:
Klik derefter
- For at vælge en post skal du klikke på en hvilken som helst celle i dens række. Klik på Hjem på båndet. Klik på knappen Vælg i sektionen Find, og klik på Vælg
- For at vælge mere end én post skal du klikke og holde musen på en af deres overskrifter
Træk derefter for at dække den anden ønskede rækkes eller rækkernes overskrifter:
Når alle ønskede rækker er fremhævet, slip musen. En anden teknik, der bruges til at vælge mere end én række, består i at klikke på en række, der vil være i den ene ende, trykke og holde Shift nede og derefter klikke på rækken, der vil være i den anden ende.
For at vælge alle poster i en tabel:
- Tryk på Ctrl + A
- Klik på knappen ved skæringspunktet mellem kolonneoverskrifterne og rækkeoverskrifterne
Dette ville producere:
Kopiering og indsættelse af poster
For at kopiere værdierne af en kolonne skal du placere musen på kolonneoverskriften, højreklikke og klikke på Kopier:
For at kopiere poster fra mange kolonner skal du først vælge kolonnerne. Højreklik derefter på en af de valgte kolonneoverskrifter, og klik på Kopier
Efter at have valgt (a) poster, kan du kopiere den/dem og indsætte dem et sted. For eksempel kan du indsætte posterne i ethvert program, der accepterer tekst.
Praktisk læring:Kopiering og indsættelse af poster
- Åbn FunDS2-databasen
- I navigationsruden skal du dobbeltklikke på tabellen StoreItems
- Placer musemarkøren på boksen til venstre til 112055, og højreklik:
- Klik på Kopier i menuen, der vises
- Start Notesblok
- Klik på Inde i Notesblok, og klik på Sæt ind
- Højreklik på knappen ved skæringspunktet mellem kolonneoverskrifter og rækkeoverskrifter, og klik på Kopier
- Start Microsoft Excel
- I Ark1 skal du højreklikke på Celle B4 og klikke på Indsæt
- Luk Microsoft Excel
- Når du bliver spurgt, om du vil gemme, skal du klikke på Nej
Optag valg på en formular
Valg af post på en formular afhænger af typen af formular.
For at vælge en post i en formularvisning skal du klikke på bjælken i venstre side, som kaldes postvælgeren:
For at vælge en post i en tabelform skal du klikke på dens rækkeoverskrift.
For at kopiere en post skal du højreklikke på postvælgeren og klikke på Kopier:
Finde og erstatte data
Redigering af data
For at redigere en post skal du først finde de tilsigtede poster og derefter finde feltet, der indeholder værdien. Brug din viden om tekstbehandling til at redigere værdien.
Praktisk læring:Redigering af data
- På båndet, klik på Filer og klik på Åbn
- På listen over filer skal du klikke på Cruise1 (eller åbne den fra de filer, der følger med disse lektioner)
- I navigationsruden skal du dobbeltklikke på tabellen Kunder
- Klik på den tomme boks under Efternavn for konto nr. 415-939-497
- Skriv Harrison og tryk på Enter
- Luk tabellen
- I navigationsruden skal du dobbeltklikke på formularen Kunder
- Klik på tekstfeltet Fornavn
- Skriv Kelly
- Klik på knappen Næste optagelse
for at komme til den næste post - Bliv ved med at trykke på tabulatortasten, indtil du når den tomme tekstboks for nødnavn
- Skriv Mariella Shuster
- Luk formularen
At finde dataene
For at begynde at lede efter en værdi skal du klikke på knappen Find 
eller tryk på Ctrl + F. Dette åbner dialogboksen Find og erstat med fanen Find valgt:
Dialogboksen Find og erstat er uden model, hvilket betyder, at du kan få adgang til tabellen eller formularen i baggrunden, mens dialogboksen er til stede.
Praktisk læring:Redigering af data
- Cruise1-databasen skal stadig være åben.
Dobbeltklik på tabellen Kunder i navigationsruden - I sektionen Find på båndet skal du klikke på knappen Find
- Indtast gra i kombinationsboksen Find hvad
- Vælg Aktuelt dokument i kombinationsboksen Søg i.
- Vælg Enhver del af feltet i kombinationsboksen Match
- Klik på Find næste.
Bemærk, at et andet resultat er fundet - Klik på Find næste igen, og læg mærke til navnet Gradner
- Klik på Næste igen for at se et andet resultat
- Når meddelelsesboksen vises, skal du læse den og klikke på OK
- Luk dialogboksen Find og erstat
- Luk tabellen Kunder
Udskiftning af data
For at hjælpe dig med at erstatte data har dialogboksen Find og erstat en Erstat-sektion. For at få det skal du klikke på Erstat-knappen i sektionen Find på båndet 
eller tryk på Ctrl + H. Dette åbner dialogboksen Find og erstat med fanen Erstat valgt:
Praktisk læring:Redigering af data
- Cruise1-databasen skal stadig være åben.
Dobbeltklik på formularen Kunder i navigationsruden - Tryk på Ctrl + H (eller klik på knappen Erstat i sektionen Find på båndet )
- Indtast gradner i kombinationsboksen Find hvad
- Indtast Gardner i kombinationsboksen Erstat med
- Vælg Aktuelt dokument i kombinationsboksen Søg i.
- Vælg Enhver del af feltet i kombinationsboksen Match
- Klik på Find næste
- Når værdien er fundet, skal du klikke på Erstat
- Luk dialogboksen Find og erstat
- Luk formularen
- På båndet, klik på Filer og klik på Åbn
- På listen over filer skal du klikke på FunDS2
Opdatering og sletning af poster
Introduktion
Hvis du ikke formelt havde etableret et forhold mellem to tabeller, men havde angivet, at posterne fra en tabel er ført til en anden tabel, hvis du ændrer værdien af (primær eller fremmed) nøgle i en af tabellerne, vil den anden tabel muligvis ikke modtage opdateringen. Derfor er et formelt og velstyret forhold vigtigt.
Når en post ændres i den primære nøgle i en overordnet tabel, er det en god idé, at enhver post af den fremmede nøgle i den underordnede tabel modtager den samme opdatering. Når en registrering af den primære nøgle slettes, skal den underordnede tabel underrettes. Disse omtales som håndhævelse af referentiel integritet.
For at håndhæve integritet, når du opretter en relation i dialogboksen Rediger relation, skal du klikke på afkrydsningsfeltet Håndhæv referenceintegritet.
Praktisk læring:Introduktion af forholdsopdateringer
- I navigationsruden skal du dobbeltklikke på tabellen ShoppingSessions
- Bemærk, at medarbejdernummeret i den anden post er 275594
- Luk tabellen ShoppingSessions
- I navigationsruden skal du dobbeltklikke på tabellen Medarbejdere
- Skift 275594 medarbejdernummer til 200000
- Luk tabellen Medarbejdere
- I navigationsruden skal du dobbeltklikke på tabellen ShoppingSessions
- Bemærk, at medarbejdernummeret i den anden post stadig er 275594
- Luk tabellen ShoppingSessions
- I navigationsruden skal du dobbeltklikke på tabellen Medarbejdere
- Skift 20000-medarbejdernummeret tilbage til 275594
- Luk tabellen Medarbejdere
- På båndet skal du klikke på Databaseværktøjer
- I afsnittet Relationer skal du klikke på knappen Relationer
- I dialogboksen Vis tabel skal du dobbeltklikke på Medarbejdere
- Dobbeltklik på ShoppingSessions
- Klik på Luk
- Træk EmployeeNumber fra Employees, og slip det på EmployeeNumber i ShoppingSessions
Håndhævelse af registreringsopdateringer på et underordnet bord
For at sikre, at en post i en fremmednøgle opdateres, når den samme værdi i den primære nøgle i en overordnet tabel ændres, skal du i dialogboksen Rediger relationer klikke på Cascade Update Related Fields.
Praktisk læring:håndhævelse af registreringsopdateringer på et underordnet bord
- I dialogboksen Rediger relationer skal du klikke på afkrydsningsfeltet Cascade Update Related Fields
Håndhævelse af sletning af registrering på et underordnet bord
Når en post slettes i den overordnede tabel, skal du sørge for, at posterne fra den underordnede tabel får besked. For at gøre dette muligt skal du i tabellen Rediger relationer klikke på Cascade Delete Related Records.
Praktisk læring:håndhævelse af registreringsopdateringer på et underordnet bord
- I dialogboksen Rediger relationer skal du klikke på afkrydsningsfeltet Kaskade Slet relaterede poster
- Klik på Opret
- I sektionen Relationer på båndet skal du klikke på knappen Vis tabel
- Dobbeltklik på Solgte genstande og Store genstande
- Klik på Luk
- Opret relationerne baseret på primærnøgler og fremmednøgler
- Luk vinduet Relationer
- Når du bliver spurgt, om du vil gemme, skal du klikke på Ja
- I navigationsruden skal du dobbeltklikke på tabellen ShoppingSessions
- Bemærk, at medarbejdernummeret i den anden post er 275594
- Luk tabellen ShoppingSessions
- I navigationsruden skal du dobbeltklikke på tabellen Medarbejdere
- Skift 275594 medarbejdernummer til 200000
- Luk tabellen Medarbejdere
- I navigationsruden skal du dobbeltklikke på tabellen ShoppingSessions
- Bemærk, at alle medarbejdernr., der var 275594, er blevet ændret til 20000
- Luk tabellen ShoppingSessions
- I navigationsruden skal du dobbeltklikke på tabellen Medarbejdere
- Skift 20000-medarbejdernummeret tilbage til 275594
- Luk tabellen Medarbejdere
Introduktion til Record Printing
Bordudskrivning
Du kan udskrive data fra en tabel, uanset om tabellen er åbnet eller ej. For at udskrive en lukket tabel skal du klikke på den i navigationsruden. Klik derefter på Fil. Klik på Udskriv, og klik på en af de tre muligheder:
På samme måde, hvis tabellen er åbnet i dataarkvisning, skal du klikke på dens fane for at give den fokus, derefter klikke på Filer -> Udskriv, og vælg at udskrive eller for at få vist.
Praktisk læring:Udskrivning af tabeller
- I navigationsruden skal du klikke på Kunder:Tabel for at vælge tabellen
- For at udskrive data fra tabellen, klik på Filer, klik på Udskriv
- Klik på Hurtig udskrivning
- Fra navigationsruden skal du dobbeltklikke på Cabins:Table for at åbne den
- Klik på Fil
- Klik på Udskriv
- Klik på Udskriv
- I dialogboksen Udskriv skal du klikke på OK
- Luk tabellen
Formularudskrivning
Du kan udskrive en formular uden at åbne den. Find dens navn i navigationsruden, og brug de samme trin, der er gennemgået for en tabel.
Når en formular åbnes, har du mulighed for at udskrive alle dens poster eller den valgte. I formularvisningen, for at udskrive én post, skal du navigere til den post, du vil udskrive, klikke på formularvalgslinjen for at vælge posten og fortsætte med at udskrive.
Praktisk læring:Udskrivning af formularer
- I navigationsruden skal du dobbeltklikke på kundeformularen for at åbne den
- For at navigere til den tredje kunde skal du klikke på knappen Næste registrering to gange
- Klik på Fil
- Klik på Udskriv
- Klik på Udskriv
- I dialogboksen Udskriv skal du klikke på Valgte poster alternativknap
- Klik på OK
- Bekræft, at kun den viste kundes registrering blev udskrevet
- Vi udskriver poster fra 3 til 7.
Klik på knappen Næste optag to gange naviger til post nummer 3 - Klik på postvælgerlinjen
- Tryk og hold Shift nede. Klik på knappen Næste optag fire gange for at få vist den syvende post (selvom postnummeret stadig viser 3)
- Slip Shift
- På båndet skal du klikke på Fil
- Klik på Udskriv
- Klik på Udskriv
- I dialogboksen Udskriv skal du klikke på Valgte poster alternativknappen og klik på OK
- Bekræft, at poster fra 3 til 7 er blevet udskrevet
- Luk formularen Cabins
Grundlæggende rapporter
Rapportguiden
En rapport indeholder et objekt, der bruges til at udskrive registreringerne i en database. Microsoft Access tilbyder guider til hurtigt at oprette rapporter.
Microsoft Access kan hjælpe dig med hurtigt at oprette en rapport ved hjælp af et af de foruddesignede layouts. Dette gøres ved hjælp af rapportguiden. Rapportguiden er tilgængelig fra afsnittet Rapporter i kategorien Opret på båndet.
Praktisk læring:Brug af rapportguiden
- På båndet skal du klikke på Opret
- Klik på Rapportguide i afsnittet Rapporter
- På den første side af guiden skal du klikke på pilen i kombinationsboksen Tabeller/Forespørgsler og vælge Tabel:Hytter
- Klik på knappen Vælg alle felter
- Klik på Næste
- Accepter den foreslåede titel på rapporten som hytter, og tryk på Enter
Rapportudskrivning
Rapporten er det foretrukne objekt, der bruges til at udskrive data. Som gjort med de andre objekter, kan du udskrive en rapport, uanset om den er åbnet eller ej. Hvis du vil udskrive en rapport uden at åbne den, skal du i navigationsruden finde den ønskede rapport og klikke på den for at vælge den. Fortsæt derefter fra fanen Filer på båndet, mens vi har gennemgået tabellerne og formularerne. På samme måde kan du først åbne rapporten fra navigationsruden og bruge menuen Udskriv fra Office-knappen på samme måde, som vi beskrev for de andre objekter.
Praktisk læring:Udskrivning af en rapport
- Hytterapporten skal stadig være åben.
klik på Fil - Klik på Udskriv
- Klik på Vis udskrift
- For at starte udskrivningsprocessen skal du klikke på Udskriv i afsnittet Udskriv i Udskriftseksempel
- Vælg printeren i dialogboksen Udskriv, og sørg for, at alternativknappen Alle er valgt
- Click Properties, click the Portrait radio button (in the Orientation section) and click OK
- To send the print job to the printer, on the Print dialog box, click OK
- Close the Cabins report
- Close Microsoft Access
Record Management in a Table
Enforcing Record Updates on a Child Table
In the table that has a primary key, which is the parent table, when a record is changed, it is a good idea for any record of the foreign key, in the child table, to receive the same update. To make this happen, in the Edit Relationships table, click the Cascade Update Related Fields.
Enforcing Record Deletion on a Child Table
When a record is deleted in the parent table, you should make sure the records from the child table are notified. To make this possible, in the Edit Relationships table, click the Cascade Delete Related Records.
Record Management on a Form
Record Selection
To select a record, click the bar on the left side, which is called the record selector:
Copying/Pasting Records
To copy a record, right-click the record selector and click Copy:
Right-click the record selector of an empty record and click Paste.
Finding and Replacing Data
Editing Data
To edit a record, first locate the value in the field.
Practical Learning:Editing Data
- Click File and click Open
- In the list of recent files, click Cruise2
- In the Navigation Pane, double-click Customers:Table to open it
- In record number 2, click the empty box under Last Name
- Type Harrison and press Enter
- Close the table
- In the Navigation Pane, double-click Customers :Form to open the form
- Click the First Name text box
- Type Kelly
- Click the Next Record button to get to the next record
- Keep pressing Tab until you reach the empty Emergency Name text box
- Type Mariella Shuster
- Close the form
Finding Data
To assist you with finding a value in a table or a form, the Home tab of the Ribbon is equipped with a section named Find:
To start looking for a value, you can click the Find button or you can press Ctrl + F. This would open the Find and Replace dialog box with the Find tab selected:
The Find and Replace dialog box is modeless, meaning you can access the table or form in the background while the dialog box is present.
Practical Learning:Editing Data
- The Cruise2 database should still be opened.
In the Navigation Pane, double-click Customers:Table to open it - In the Find section of the Ribbon, click the Find button
- In the Find What combo box, type gra
- In the Look In combo box, select Current Document
- In the Match combo box, select Any Part of Field
- Click Find Next.
Notice that a second result is found - Click Find Next again and notice the name Gradner
- Click Next again to see another result
- When the message box displays, read it and click OK
- Close the Find and Replace dialog box
- Close the Customers table
Replacing Data
To assist you in replacing data, the Find and Replace dialog box has a Replace section. To get it, in the Find section of the Ribbon, click the Replace button or press Ctrl + H. This would open the Find and Replace dialog box with the Replace tab selected:
Practical Learning:Editing Data
- The Cruise2 database should still be opened.
In the Navigation Pane, double-click Customers:form to open it - Press Ctrl + H (or, in the Find section of the Ribbon, click the Replace button )
- In the Find What combo box, type gradner
- In the Replace With combo box, type Gardner
- In the Look In combo box, select Current Document
- In the Match combo box, select Any Part of Field
- Click Find Next
- Once the value is found, click Replace
- Close the Find and Replace dialog box
- Close Microsoft Access