Karakteristika for en rapport

Specielle Windows til datavalg og registreringsfiltrering

Filtrering efter værdi

I en typisk tabel har hver kolonne en eller flere værdier. Som nævnt i vores introduktion til sortering, kan en kolonne have samme værdi(er), der forekommer igen og igen, mens en anden kolonne kan have en anden værdi for hver post. For at hjælpe dig med at vælge en værdi, der gentages i et felt, giver Microsoft Access et praktisk vindue med listen over værdier, hvor hver er unik. Sådan får du vist denne liste:

• Klik på en kolonneoverskrift eller en hvilken som helst celle under en kolonne for en tabel eller forespørgsel, eller klik på en kontrol eller dens tilhørende etiket på en formular. Klik derefter på knappen Filtrer i sektionen Sorter og filtrer på båndet
• På en tabel eller forespørgsel skal du klikke på knappen, der peger nedad i højre side af kolonneteksten

I begge tilfælde vil der blive vist et vindue, der indeholder værdierne for den kolonne, hvor handlingen blev udført. Hver værdi har et afkrydsningsfelt:

I det vindue, der kommer op, er der udover værdierne for kolonnen elementerne (Vælg alle) og (Blanker) (værdierne af kolonnerne i den afkrydsede liste er arrangeret i alfabetisk rækkefølge; Vælg alle og Blanks er i parentes, fordi de ikke kommer i betragtning til den alfabetiske opstilling). For at lukke vinduet skal du trykke på Esc eller klikke på Annuller.

Når vinduet kommer op, for kun at vælge den ene værdi, hvis registrering(er) skal vises, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet (Vælg alle):

Klik derefter på afkrydsningsfeltet på det ene element, du ønsker. Her er et eksempel:

Klik derefter på OK. Dette ville kun vise de poster, der deler den værdi, der havde afkrydsningsfeltet:

På samme måde kan du kun vise tomme felter ved at vælge (Blanke felter).

For at fjerne filteret så vi, at du kunne klikke på knappen Skift filter på båndet. Et alternativ er at klikke på knappen Filtreret i bunden af ​​en tabel, en forespørgsel eller en formular. Som et alternativ skal du vise vinduet igen, klikke på (Vælg alle) og klikke på OK.

Praktisk læring:Filtrering efter en værdi

1. Start Microsoft Access, og åbn Altair Realtors2-databasen fra forrige lektion
2. I navigationsruden skal du dobbeltklikke på formen Egenskaber for at åbne den
3. På formularen skal du klikke på Betingelse
4. Klik om nødvendigt på Hjem på båndet.
   Klik på Filtrer i sektionen Sorter og filtrer på båndet
5. På listen, der vises, skal du klikke på (Vælg alle) for at fjerne markeringen i alle afkrydsningsfelter
6. Klik på afkrydsningsfeltet Fremragende

   

7. Klik på OK
8. Naviger til forskellige egenskaber, og bemærk, at kun dem i fremragende stand vises

   

   

9. På båndet skal du klikke på Skift filter

Filtrering efter formular

Udover de teknikker og vinduer, vi hidtil har brugt til dataanalyse, tilbyder Microsoft Access en anden funktion, der kaldes filtrering efter form. For at starte den skal du åbne en tabel eller forespørgsel i dataarkvisning eller en formular i formularvisning eller i layoutvisning. Klik på Hjem på båndet. Klik på Avanceret i sektionen Sorter og filtrer på båndet, og klik på Filter efter formular . Tabellen, forespørgslen eller formularen ville blive tom, og alle poster ville blive skjult:

For at vælge en værdi skal du klikke på cellen under kolonneoverskriften. En kombinationsboks ville dukke op. Klik på pilen i denne kombinationsboks for at få vist dens værdier:

Kombinationsboksen inkluderer hver enkelt værdi i kolonnen. Hvis nogle poster er tomme, vil der være et første tomt felt på listen. For at filtrere posterne skal du vælge den tomme eller den ønskede værdi fra listen. Som et alternativ er kombinationsboksen en redigerbar tekstboks. Det betyder, at du i stedet for at vælge en værdi fra listen kan skrive et boolsk udtryk.

Efter at have foretaget et valg eller indtastet udtrykket, for at anvende filteret:

• Højreklik på kolonneoverskriften på tabellen eller forespørgslen eller kontrolelementet (eller dets tilhørende etiket) på formularen, og klik på Anvend filter/sortér
• I sektionen Sorter og filtrer på båndet skal du klikke på knappen Skift filter
• I sektionen Sorter og filtrer på båndet, klik på Avanceret og klik på Anvend filter/sortér

Denne handling ville få tabellen, forespørgslen eller formularen til at vise resultaterne.

Efter filtrering gemmes værdien (kriteriet) i hukommelsen, og du kan filtrere igen så mange gange, du vil. Ellers kan du fjerne filteret. For at gøre dette:

• Højreklik på en celle i den kolonne, hvor filtreringen blev udført på en tabel eller forespørgsel, eller højreklik på kontrolelementet (eller dens tilhørende etiket) på formularen, og klik på Ryd filter fra ... (dette er efterfulgt af navnet på feltet eller kontrolelementet)
• I sektionen Sorter og filtrer på båndet skal du klikke på knappen Skift filter
• Klik på en hvilken som helst celle i tabellen eller forespørgslen, eller klik på en kontrol på formularen. Klik på Avanceret i sektionen Sorter og filtrer på båndet, og klik på Ryd alle filtre

Praktisk læring:Filtrering efter formular

1. Klik om nødvendigt på Hjem på båndet.
   Klik på Avanceret på båndet og klik på Filtrer efter formular
2. Højreklik hvor som helst på formularen, og klik på Ryd gitter
3. Klik på Historier, klik derefter på pilen i det viste kombinationsfelt, og vælg 3

   

   

4. Højreklik på et ledigt område i formularen, og klik på Anvend filter/sortér

   

5. Naviger til forskellige poster. Bemærk, at kun de egenskaber, der har 3 niveauer, vises

   

   

6. Luk formularen
7. Åbn StatesStatistics3-databasen fra forrige lektion
8. På båndet skal du klikke på Opret og klikke på Forespørgselsdesign
9. I Vis tabel skal du klikke på Stater, klikke på Tilføj og klikke på Luk
10. I den øverste liste skal du dobbeltklikke på StateName, AreaSqrMiles, AdmissionUnionDate, Capital og Region
11. Se et eksempel på resultaterne i dataarkvisningen
12. På båndet, klik på Avanceret og klik på Filtrer efter formular
13. Klik på cellen under Region
14. Klik på pilen i dets kombinationsboks, og vælg New England
15. For at udføre skal du på båndet klikke på knappen Skift filter
16. På fanen Hjem på båndet skal du ændre følgende egenskaber:
    Skift følgende egenskaber:
    Skrifttypenavn:Bookman Old Style (hvis du ikke har den skrifttype, vælg Times New Roman)
    Skriftfarve:Guld, Accent 4, Lysere 80 % (Temafarver:8. kolonne, 2. række)
    Baggrundsfarve:Blå, Accent 1, Mørkere 50 % (Temafarver:5. kolonne, 6. række)
    Alternativ rækkefarve:blå, accent 1 (temafarver:5. kolonne, 1. række)

    

17. For at ændre filteret skal du klikke på knappen Skift filter på båndet
18. På båndet, klik på Avanceret og klik på Filtér efter formular
19. Klik på cellen under Region, tryk på Hjem, og skriv <> (for at få <>"New England" )
20. For at udføre skal du højreklikke hvor som helst i vinduet og klikke på Anvend filter/sortér

    

21. For at fjerne filteret skal du klikke på knappen i højre side af Region i vinduet og klikke på Ryd filter fra region

    

22. På båndet, klik på Avanceret og klik på Filtér efter formular
23. Slet <>"New England"
24. Klik på cellen under Area in Sqr Miles, og skriv <=20000 og tryk på Enter
25. For at anvende skal du på båndet klikke på Avanceret og klikke på Anvend filter/sortering

    

26. På båndet, klik på Avanceret og klik på Filtér efter formular
27. Slet <=20000-udtrykket
28. Klik på cellen under Dato for optagelse i Union, og skriv MELLEM #1/1/1880# OG #12/31/1920# og tryk på Enter
29. Anvend filteret ved at bruge en af ​​de teknikker, vi allerede har brugt

    

30. På båndet, klik på Avanceret og klik på Filtrer efter formular
31. Slet udtrykket i vinduet
32. Klik på cellen under Region, og skriv IN("mountain", "pacific", "new england") og tryk på Enter
33. Anvend filteret

    

34. Luk forespørgslen uden at gemme den

Objektfiltervinduet

For at hjælpe dig med at indstille en betingelse for dataanalyse, tilbyder Microsoft Access et vindue, der ligner designvisningen af ​​en forespørgsel. Vinduet giver dig mulighed for at vælge et eller flere felter og sætte en (nogle) betingelse(r) på det/dem. Navnet på det vindue er en kombination af navnet på det objekt, hvorfra du åbnede det, ordet Filter og et trinvist tal (1, 2, 3 og så videre).

For at åbne objektfiltervinduet skal du vise tabellen, forespørgslen eller formularen i dataarkvisning, formularen i formularvisning eller i layoutvisning eller rapporten i rapportvisning eller i layoutvisning. Klik på Hjem på båndet. Klik på Avanceret i sektionen Sorter og filtrer på båndet, og klik på Avanceret filter/sortér... Et vindue som designvisningen af ​​en forespørgsel ville blive vist.

For at bruge objektfilteret skal du (kun) vælge den eller de kolonner, som du vil anvende en betingelse på. Når du har valgt en kolonne, skal du i den nederste del af vinduet, i feltet Kriterier, der svarer til kolonnen, skrive et boolsk udtryk. Efter at have valgt en kolonne og indstillet en betingelse, for at anvende den:

• Højreklik på vinduet, og klik på Anvend filter/sortering
• I sektionen Sorter og filtrer på båndet, klik på Avanceret, og klik på Anvend filter/sortér

For at fjerne det forrige kriterium skal du højreklikke på vinduet og klikke på Ryd gitter. Når du har brugt gitteret, kan du lukke det og holde tabellen, forespørgslen eller formularen åben.

Praktisk læring:Filtrering ved hjælp af objektfiltervinduet

1. Åbn Monson University1-databasen fra lektion 24
2. I navigationsruden skal du dobbeltklikke på tabellen Medarbejdere
3. Skift følgende egenskaber:
   Skrifttypenavn:Constantia (hvis du ikke har den skrifttype, vælg Times New Roman)
   Skriftfarve:Hvid
   Baggrundsfarve:Flere farver:Rød:128, Grøn:0, Blå:0
   Alternativ rækkefarve:Rødbrun (Standardfarver:6. kolonne, 1. række)

   

4. På båndet, klik på Avanceret og klik på Avanceret filter/sortér...
5. I den øverste sektion skal du dobbeltklikke på DepartmentCode
6. I den nederste sektion skal du klikke på boksen Kriterier for kolonnen Afdelingskode og skrive fina
7. Højreklik på et ledigt område i vinduet, og klik på Anvend filter/sortér

   

   

8. På båndet, klik på Avanceret og klik på Avanceret filter/sortér...
9. I den nederste side af vinduet skal du erstatte afdelingskode med titel
10. Erstat fina med Som '*dean*' (det betyder, at vi vil have alle poster, hvor titlen indeholder ordet Dean)
11. På båndet, klik på Avanceret og klik på Anvend filter/sortér...

    

12. Luk tabellen uden at gemme den

Forespørgselsbyggeren

De fleste formularer og rapporter bruger en tabel eller en eksisterende forespørgsel som deres registreringskilde. Som et alternativ kan du angive en SQL-sætning som postkilde for en formular eller rapport. Hvis du kender den erklæring, du vil bruge, kan du skrive den direkte i feltet Record Source på egenskabsarket for en formular eller rapport i designvisningen. Som et alternativ kan du klikke på ellipseknappen af registreringskilden. Dette ville åbne et særligt vindue, der ligner designvisningen af ​​en forespørgsel. Det kaldes Query Builder.

Når Query Builder vises, har båndet fanen Design:

Som det ses ved design af en forespørgsel, efter at have valgt nogle felter og eventuelt indstillet en betingelse, hvis du vil se et eksempel på resultatet, skal du enten klikke på knappen Vis eller Kør knap. Når du er færdig med at bygge forespørgslen, skal du klikke på knappen Luk på båndet for at vende tilbage til formularen eller rapporten. Du modtager muligvis en besked. Læs den, og klik på Ja.

Efter oprettelse af formularen eller rapporten, hvis du sletter den (formularen eller rapporten), ville SQL-sætningen også gå tabt.

Praktisk læring:Brug af Query Builder

1. På båndet, klik på Opret og klik på Formulardesign
2. I egenskabsarket, klik på fanen Alle, klik derefter på Optag kilde og klik på dens ellipse-knap
3. I dialogboksen Vis tabel, klik på Elever, klik på Tilføj og klik på Luk
4. I den øverste liste skal du dobbeltklikke på StudentNumber, FirstName, LastName, Gender og MajorID
5. I bunden af ​​vinduet skal du klikke på feltet Kriterier for MajorID og skrive 1021

   

6. På båndet skal du klikke på knappen Luk
7. Når du bliver spurgt, om du vil gemme ændringerne, skal du klikke på Ja
8. Gem formularen som Datalogistuderende
9. På båndet skal du klikke på Design og klikke på Tilføj eksisterende felter
10. I feltlisten skal du dobbeltklikke på Elevnummer, Fornavn, Efternavn og Køn
11. I sektionen Kontrolelementer på båndet skal du klikke på kombinationsboksen og klikke på formularen
12. På den første side af guiden skal du sikre dig, at den første radio er valgt, og klik på Næste
13. På den anden side af guiden skal du klikke på Tabel:Majors og klikke på Næste
14. På den 3. side af guiden skal du dobbeltklikke på Major og klikke på Næste
15. På den 4. side i guiden skal du klikke på Næste
16. På den 5. side i guiden skal du klikke på Næste
17. På den sjette side i guiden skal du klikke på pilen i kombinationsboksen og vælge MajorID
18. Klik på Næste, og klik på Udfør
19. Design formularen som følger:

    

20. Gem og luk formularen
21. Luk Microsoft Access