sql >> Database teknologi >  >> RDS >> Access

Introduktion til C

Microsoft Access-dataimport/eksport

Introduktion

Microsoft Access understøtter forskellige scenarier for import og eksport af data, til og fra MS Access-databaser, til og fra tekstfiler, til og fra regneark osv. Før du importerer, bør du oprette en database, der vil modtage registreringerne.

Den primære måde at importere eller eksportere på er gennem egenskabssiden Eksterne data på båndet. Du kan også højreklikke på ethvert objekt i navigationsruden, placere musen på enten Importer eller Eksporter og klikke på den ønskede indstilling.

Praktisk læring:Introduktion af dataimport/eksport

  1. Start Microsoft Access
  2. Klik på Blank Desktop Database
  3. Indstil filnavnet som FunDS2
  4. Klik på Opret
  5. På båndet, klik på Filer og klik på Indstillinger
  6. På listen til venstre skal du klikke på Aktuel database
  7. I den højre liste skal du klikke på Overlappende Windows
  8. Klik på OK
  9. Læs meddelelsesboksen, og klik på OK
  10. På standardtabellen skal du dobbeltklikke på ID for at sætte i redigeringstilstand, tryk på F2 og tryk på Hjem, skriv SoldItem (for at få SoldItemID) og tryk på Enter
  11. I sektionen Visninger på båndet skal du klikke på Vis (eller Designvisning)
  12. Indstil navnet som Solgte varer og klik på OK
  13. Udfyld tabellen med følgende felter (ændr kun de angivne dele):
    Feltnavn Datatype Feltstørrelse Format Billedtekst Solgt VareID Solgt Vare ID Kvitteringsnummer Kvitteringsnummer Varenummer Varenummer Producent 40 Kategori 25 Underkategori 25 Underkategori Varenavn 100 Varenavn VareStørrelse 20 Størrelse Købspris Antal Dobbelt fast købspris
  14. Luk tabellen
  15. Når du bliver spurgt, om du vil gemme, skal du klikke på Ja
  16. For at oprette en ny tabel skal du på båndet klikke på Opret og i tabellen Tabeller klikke på Tabeldesign
  17. Skriv kvitteringsnummer og tryk på Tab
  18. Højreklik på Kvitteringsnummer, og klik på Primær nøgle
  19. Opret felterne som følger:
    Feltnavn Datatype Feltstørrelse Formater Billedtekst KvitteringNumber Antal Langt heltal Kvittering # MedarbejderNumber Antal Langt heltal Medarbejder # Indkøbsdato/klokkeslæt Lang dato Indkøbsdato ShoppingTid Dato/Tid Lang tid Indkøbstid SalgTotal Antal Dobbelt Fast Salg Total Beløb Udbudt Antal Dobbelt Fast Udbudt Beløb
  20. Luk tabellen
  21. Når du bliver spurgt, om du vil gemme, skal du klikke på Ja
  22. Indstil navnet på tabellen som ShoppingSessions og klik på OK
  23. På båndet, klik på Filer og klik på Ny
  24. Klik på Blank Desktop Database
  25. Indstil filnavnet som Computer Training Center
  26. Klik på Opret
  27. På båndet, klik på Filer og klik på Indstillinger
  28. På listen til venstre skal du klikke på Aktuel database
  29. I den højre liste skal du klikke på Overlappende Windows
  30. Klik på OK
  31. Læs meddelelsesboksen, og klik på OK

Import af en Microsoft Access-database

Den enkleste type data at importere til en Microsoft Access-database er en anden MS Access-database. Sådan importeres en Microsoft Access-database:

  • Hvis navigationsruden indeholder mindst én tabel, skal du højreklikke på en tabel. Placer musen på Import, og klik på Access Database

  • I sektionen Import &Link på båndet skal du klikke på knappen Adgang

I dialogboksen, hvis du kender stien til databasen inklusive dens navn, skal du skrive den. Hvis ikke, skal du klikke på knappen Gennemse for at vælge kildedatabasen. Når du har angivet databasen, skal du klikke på OK. Dialogboksen Importer objekter vises. Objekterne er organiseret efter kategorier. Vælg de ønskede objekter. Udover objekterne kan du importere eller ignorere sådanne aspekter som relationer og andre navigationsrudeindstillinger. For at bestemme, klik på knappen Indstillinger og vælg de ønskede muligheder:

Når du er klar, skal du klikke på OK. Hvis objekterne i databasen var gyldige (og det burde de være), skulle du ikke have noget problem.

Praktisk læring:Import af en Microsoft Access-database

  1. På båndet skal du klikke på Eksterne data
  2. I sektionen Import &Link på båndet skal du klikke på knappen Adgang
  3. I dialogboksen skal du klikke på knappen Gennemse
  4. Vælg CTC fra de ressourcer, der følger med disse lektioner, og klik på Åbn
  5. Klik på OK
    6. i dialogboksen
  6. Klik på Vælg alle på egenskabssiden for tabeller

  7. Klik på fanen Formularer, og klik på Vælg alle
  8. Klik på OK
  9. Når objekterne er blevet importeret, skal du klikke på Luk
    10. i dialogboksen

Eksport af en Microsoft Access-database

Der er forskellige måder, hvorpå du kan eksportere posterne i en Microsoft Access-database. En måde er formelt at eksportere en tabel.

Sådan eksporteres et objekt:

  • I navigationsruden skal du højreklikke på tabellen, der indeholder posterne, placere musen ved eksport og klikke på Adgang
  • I navigationsruden skal du klikke på tabellen, der indeholder posterne, for at vælge den. Klik på knappen Adgang i sektionen Eksport på båndet

Hvis du kender stien til databasen inklusive dens navn på guidens første side, skal du skrive den eller klikke på knappen Gennemse for at vælge måldatabasen. Når du har angivet databasen, skal du klikke på OK. Dette vil vise dialogboksen Eksporter. Det giver dig mulighed for at angive navnet på det objekt, der skal modtage posterne, eller det objekt, der ville blive oprettet. Du kan også angive, hvad der skal eksporteres:kun tabellens struktur eller både strukturen og posterne:

Ovenstående teknik giver dig mulighed for at eksportere et objekt eller et objekt ad gangen. Hvis du vil eksportere hele databasen, skal du på båndet klikke på Filer og klikke på Gem som:

Dette vindue giver dig mulighed for at vælge den type format, den nye database skal have. Vinduet indeholder otte muligheder, du kan bruge. For at bruge en indstilling skal du enten klikke på den og klikke på Gem som eller dobbeltklikke på den.

Hvis du vil gemme databasen i det aktuelle Access 2007-2016-format, skal du vælge Access Database. Dette ville åbne dialogboksen Gem som. Angiv navnet og placeringen af ​​den nye database, og klik på Gem.

Hvis du vil oprette en Microsoft Access 97-2000-database, skal du klikke på Access 2000-database. Dette ville oprette en fil med .mdb udvidelse. Disse er databaser, der er kompatible med Microsoft Access 97 og Microsoft Office Access 2000. Der er intet dårligt eller galt med disse versioner af databaser, og de er stadig værdifulde i dag. De understøtter bare ikke nogle funktioner såsom udtryk, vedhæftede filer osv. på en tabel:

I MDB-databaseversionerne kan udtryk ikke oprettes på tabeller, men de kan oprettes på andre typer objekter.

Microsoft Access og regneark

Import af et regneark

Der er forskellige måder, du kan importere et regneark til en Microsoft Access-database. Regnearket kan komme fra enhver applikation, inklusive Microsoft Excel, Google Sheets, CSV osv.

Hvis du planlægger at importere et Microsoft Excel-regneark eller et Google-ark, bør du først forberede det. En måde er at sikre, at hele regnearket er organiseret som en enkelt tabel. I dette tilfælde skal den øverste side af regnearket indeholde de kategorier, der kan bruges/betragtes som kolonneoverskrifter. Ingen ikke-organiseret tekst (tekst, der ikke anses for at høre til tabellen) må vises over overskrifterne. Værdierne kan derefter vises under hver overskrift. Her er et eksempel:

Ingen ikke-organiseret tekst (tekst, der ikke anses for at høre til tabellen) må vises under posterne).

Når dokumentet er klar, for at importere det:

  • Hvis navigationsruden indeholder mindst én tabel, skal du højreklikke på en tabel i navigationsruden, placere musen på Importer og klikke på Excel
  • Klik på Excel-knappen i sektionen Import &Link på båndet

Angiv stien og navnet på regnearket i dialogboksen, og klik på OK. Dette ville starte en guide. På den første side skal du vælge navnet på det regneark, der indeholder dataene.

Praktisk læring:Import af et Microsoft Excel-regneark

  1. På båndet, klik på Filer og klik på Åbn
  2. På listen over filer skal du klikke på FunDS2
  3. På båndet skal du klikke på Eksterne data
  4. Klik på Excel-knappen i afsnittet Importer og link
  5. Klik på knappen Gennemse
  6. Vælg Fun Department Store fra de ressourcer, der følger med disse lektioner, og klik på Åbn

  7. Klik på OK

  8. På den første side af guiden skal du sikre dig, at Ark1 er valgt, og klik på Næste. Der vises muligvis en meddelelsesboks. Læs den og klik på OK

  9. På den anden side af guiden skal du sørge for, at Første række indeholder kolonneoverskrifter er markeret, og klik på Næste
  10. På den tredje side af guiden, når kolonnen ItemNumber er valgt, skal du klikke på pilen i kombinationsboksen Datatype og vælge Langt heltal

  11. Klik på DateInStore eller en hvilken som helst celle under den, og sørg for, at dens datatype er Dato med tid
  12. Klik på UnitPrice, og sørg for, at dens datatype er indstillet til Double
  13. Klik på Næste
  14. Klik på pilen i kombinationsboksen, og vælg ItemNumber

  15. Klik på Næste
  16. Erstat navnet på import til tabel med butiksvarer

  17. Klik på Udfør
  18. Klik på Luk
    19. i dialogboksen
  19. I navigationsruden skal du højreklikke på tabellen StoreItems og klikke på Designvisning
  20. Rediger følgende karakteristika for felterne:
    Feltnavn Feltstørrelse Format Billedtekst Varenummer Vare nr. DateInStore Dato i butikken Producent 40 Kategori 25 Underkategori 25 Underkategori Varenavn 100 Varenavn Varestørrelse 20 Størrelse UnitPrice Dobbelt fast Enhedspris
  21. Luk tabellen
  22. Når du bliver spurgt, om du vil gemme, skal du klikke på Ja
  23. Du vil også modtage en beskedboks, der indikerer, at nogle data kan gå tabt. Læs den, og klik på Ja

Import af et navngivet regneark

Hvis regnearket indeholder en blanding af organiserede og ikke-organiserede sektioner eller grupper, bør du oprette navne til de nødvendige grupper af poster.

Praktisk læring:Import af et Microsoft Excel-regneark

  1. Start Microsoft Excel
  2. Fra de ressourcer, der følger med disse lektioner, skal du åbne projektmappen Sjov stormagasin
  3. Klik på Ark2
    4. i bunden
  4. Klik på Medarbejdernr., og skriv EmpolyeeNumber
  5. Erstat fornavn med Fornavn
  6. Erstat fornavn med Efternavn
  7. Vælg cellerne fra EmployeeNumber til de sidste Sales Associates

  8. På båndet skal du klikke på Formler
  9. I afsnittet Definerede navne skal du klikke på Definer navn
  10. Erstat det foreslåede navn med Medarbejdere

  11. Klik på OK
  12. Luk Microsoft Excel
  13. Når du bliver spurgt, om du vil gemme, skal du klikke på Gem og vende tilbage til Microsoft Access
  14. På båndet skal du klikke på Eksterne data, hvis det er nødvendigt.
    Klik på Excel-knappen i afsnittet Importer og link
  15. Klik på knappen Gennemse
  16. Vælg det sjove varehus-regneark, du ændrede ovenfor, og klik på Åbn
  17. I dialogboksen Hent eksterne data skal du klikke på OK
  18. På den første side af guiden skal du klikke på alternativknappen Vis navngivne områder

  19. Sørg for, at Medarbejdere er valgt, og klik på Næste
  20. På den anden side af guiden skal du klikke på Første række indeholder kolonneoverskrifter og klikke på Næste
  21. På den tredje side af guiden, når kolonnen EmployeeNumber er valgt, skal du klikke på pilen i kombinationsboksen Datatype og vælge Langt heltal

  22. Klik på Næste
  23. Klik på pilen i kombinationsboksen, og vælg EmployeeNumber

  24. Klik på Næste

  25. Accepter navnet på tabellen som Medarbejdere og klik på Udfør
  26. Klik på Luk
    27. i dialogboksen
  27. I navigationsruden skal du højreklikke på tabellen Medarbejdere og klikke på Designvisning
  28. Rediger følgende karakteristika for felterne:
    Feltnavn Datatype Feltstørrelse Udtryk Billedtekst EmployeeNumber Nummer Medarbejder # Fornavn 20 Fornavn Efternavn 20 Efternavn Medarbejdernavn [Fornavn] &" " &[Efternavn] Medarbejdernavn Titel 100
  29. Luk tabellen
  30. Når du bliver spurgt, om du vil gemme, skal du klikke på Ja
  31. Du vil også modtage en beskedboks om, at nogle data kan gå tabt. Læs den, og klik på Ja

Kopiering fra et regneark

I stedet for manuelt at importere et regneark, kan du vælge værdierne i et regneark, kopiere dem og indsætte dem i en tabel i Microsoft Access.

Praktisk læring:Kopiering fra et regneark

  1. Start Microsoft Excel, og klik på Sjov stormagasin på listen over filer
  2. Klik på Ark3
  3. Klik på celle B5
  4. Tryk og hold Shift
  5. Klik på Celle G64
  6. Slip Shift
  7. Klik på Hjem
    8. på båndet i Microsoft Excel
  8. I sektionen Udklipsholder skal du klikke på Kopier
  9. I Microsoft Access, i navigationsruden, skal du dobbeltklikke på tabellen ShoppingSessions
  10. Højreklik på knappen ved skæringspunktet mellem kolonneoverskrifterne og rækkeoverskrifterne
  11. Klik på Indsæt
  12. Læs Microsoft Access-meddelelsesboksen, og klik på Ja
  13. Vend tilbage til Microsoft Excel i Sheet3
  14. Klik på celle I5
  15. Tryk og hold Shift
  16. Klik på celle P165
  17. Slip Shift
  18. På båndet, klik på Hjem og klik på Kopier
  19. Vend tilbage til Microsoft Access, og dobbeltklik på SoldItems-tabellen i navigationsruden
  20. På bordet skal du klikke på Kvittering #
  21. Tryk og hold Shift
  22. Klik på enhedspris
  23. Slip Shift
  24. Tryk på Ctrl + V for at indsætte
  25. Læs meddelelsesboksen, og klik på Ja
  26. Luk begge tabeller
  27. I navigationsruden skal du højreklikke på en af ​​tabellerne, placere musen på Importer og klikke på Access Database
  28. Klik på Gennemse
  29. Find og vælg FunDS1-databasen fra de tidligere lektioner (ellers fra de ressourcer, der følger med disse lektioner, vælg FunDS2), og klik på Åbn
  30. Klik på OK
    31. i dialogboksen
  31. I dialogboksen Importer objekter skal du klikke på Formularer
  32. Klik på Vælg alle
  33. Klik på OK
  34. Når formularerne er blevet importeret, skal du klikke på Luk
    35. i dialogboksen

Eksporter til et Microsoft Excel-regneark

at overføre data fra Microsoft Access til et regneark involverer kopiering og indsættelse. For at starte i Microsoft Access kan du åbne en tabel i dataarkvisning og derefter vælge en, nogle eller alle poster. Når du har valgt posten/posterne, kan du kopiere dem, åbne Microsoft Excel, klikke på cellen, der vil være vært for værdien øverst til venstre, og indsætte.

En anden teknik består i at eksportere, og du kan gøre det uden først at åbne tabellen:

  • Før du eksporterer en tabel, skal du klikke på tabellen i navigationsruden. Klik derefter på Eksterne data på båndet. Klik på Excel-knappen i sektionen Eksporter
  • I navigationsruden skal du højreklikke på den ønskede tabel, placere musen på Eksporter og klikke på Excel

Dette ville åbne dialogboksen Eksporter - Excel-regneark med stien, hvor filen vil blive gemt. Standardmappen er Mine dokumenter:

Praktisk læring:Eksport af data som et regneark

  1. På båndet, klik på Filer og klik på Åbn
  2. På listen over filer skal du klikke på Computer Training Center
  3. I navigationsruden skal du højreklikke på tabellen CourseSchedules, placere musen på Eksporter og klikke på Excel
  4. Klik på knappen Gennemse, og vælg mappen (Mine) dokumenter
  5. Klik på OK
  6. Klik på Luk
    7. i dialogboksen

Microsoft Access og tekstfiler

Import af en tekstfil

Du kan oprette en tabel ved hjælp af data fra en tekstfil. Hvis du opretter (tekst)filen i Notesblok, sker afgrænsningen af ​​et felt normalt ved at trykke på Tab efter oprettelse af felternes indhold. Sådan importeres en tekstfil i Microsoft Access:

  • I afsnittet Importer på båndet skal du klikke på knappen Tekstfil
  • Hvis du tidligere havde oprettet en tabel, der ville modtage værdierne, skal du i navigationsruden højreklikke på den tabel, placere musen på Importer og klikke på Kort tekstfil

Praktisk læring:Import af et tekstdokument

  1. For at starte en ny database skal du på båndet klikke på Filer og klikke på Ny
  2. Klik på Blank Desktop Database
  3. Indstil navnet til Monson University1
  4. Klik på Opret
  5. På båndet, klik på Filer og klik på Indstillinger
  6. På listen til venstre skal du klikke på Aktuel database
  7. I den højre liste skal du klikke på Overlappende Windows
  8. Klik på OK
  9. På båndet skal du klikke på Eksterne data, og i sektionen Import &Link skal du klikke på Tekstfil
  10. I dialogboksen Hent eksterne data - tekstfil skal du klikke på knappen Gennemse
  11. Find de ressourcer, der følger med disse lektioner, og vælg filen Departments.txt
  12. Klik på Åbn
  13. Klik på OK
    14. i dialogboksen
  14. På den første side af guiden Importer tekst skal du acceptere, at teksten er afgrænset, og klik på Næste
  15. På den anden side skal du acceptere, at afgrænseren sættes til Tab.
    Klik på afkrydsningsfeltet Første række indeholder feltnavne

  16. Klik på Næste
  17. På den tredje side af guiden skal du klikke på Næste
  18. Klik på pilen i kombinationsboksen, og vælg Afdelingskode
  19. Klik på Næste
  20. Accepter navnet på tabellen som Afdelinger og klik på Udfør
  21. Når posterne er blevet importeret, skal du klikke på Luk
  22. I navigationsruden skal du højreklikke på tabellen Afdelinger og klikke på Designvisning
  23. Rediger følgende karakteristika for felterne:
    Feltnavn Feltstørrelse Afdelingskode 5 Afdelingsnavn 100
  24. Luk tabellen
  25. Når du bliver spurgt, om du vil gemme, skal du klikke på Ja
  26. Du vil også modtage en beskedboks om, at nogle data kan gå tabt. Læs den, og klik på Ja
  27. På båndet skal du klikke på Eksterne data, og i sektionen Import &Link skal du klikke på Tekstfil
  28. I dialogboksen Hent eksterne data - tekstfil skal du klikke på knappen Gennemse
  29. Vælg filen Employees.txt fra de ressourcer, der følger med disse lektioner, og klik på Åbn
  30. Klik på OK
    31. i dialogboksen
  31. På den første side af guiden Importer tekst skal du acceptere, at teksten er afgrænset, og klik på Næste
  32. På den anden side skal du acceptere, at afgrænsningstegnet sættes til Tab og klikke på Første række indeholder feltnavne

  33. Klik på Næste
  34. På den tredje side af guiden, når EmployeeNumber er valgt, skal du klikke på pilen i kombinationsboksen Data Type og vælge Short Text
  35. Klik på Næste
  36. Klik på pilen i kombinationsboksen, og vælg EmployeeNumber
  37. Klik på Næste
  38. Accepter navnet på tabellen som Medarbejdere og klik på Udfør
  39. Når posterne er blevet importeret, skal du klikke på Luk
  40. I navigationsruden skal du højreklikke på tabellen Medarbejdere og klikke på Designvisning
  41. Rediger følgende karakteristika for felterne:
    Feltnavn Feltstørrelse Billedtekst Medarbejdernummer 10 Fornavn 25 Fornavn Mellemnavn 25 Efternavn 25 Efternavn Afdelingskode 5 Titel 100
  42. Luk tabellen
  43. Når du bliver spurgt, om du vil gemme, skal du klikke på Ja
  44. Du vil også modtage en beskedboks om, at nogle data kan gå tabt. Læs den, og klik på Ja
  45. På båndet skal du klikke på Eksterne data, og i sektionen Import &Link skal du klikke på Tekstfil
  46. I dialogboksen Hent eksterne data - tekstfil skal du klikke på knappen Gennemse
  47. Vælg filen Majors.txt fra de ressourcer, der følger med disse lektioner, og klik på Åbn
  48. Klik på OK
    49. i dialogboksen
  49. På den første side af guiden Importer tekst skal du acceptere, at teksten er afgrænset, og klik på Næste
  50. På den anden side skal du acceptere, at afgrænsningstegnet sættes til Tab og klikke på Første række indeholder feltnavne

  51. Klik på Næste
  52. På den tredje side i guiden skal du klikke på Dean
  53. Klik på pilen i kombinationsboksen Datatype, og vælg Kort tekst
  54. Klik på Næste
  55. Klik på pilen i kombinationsboksen, og vælg MajorID
  56. Klik på Næste
  57. Accepter navnet på tabellen som Majors og klik på Udfør
  58. Når posterne er blevet importeret, skal du klikke på Luk
  59. I navigationsruden skal du højreklikke på tabellen Medarbejdere og klikke på Designvisning
  60. Rediger følgende karakteristika for felterne:
    Feltnavn Feltstørrelse MajorID Major 100 Dekan 10
  61. Luk tabellen
  62. Når du bliver spurgt, om du vil gemme, skal du klikke på Ja
  63. Du vil også modtage en beskedboks om, at nogle data kan gå tabt. Læs den, og klik på Ja
  64. På båndet skal du klikke på Eksterne data, og i sektionen Import &Link skal du klikke på Tekstfil
  65. I dialogboksen Hent eksterne data - tekstfil skal du klikke på knappen Gennemse
  66. Vælg filen Minors.txt fra de ressourcer, der følger med disse lektioner, og klik på Åbn
  67. Klik på OK
    68. i dialogboksen
  68. På den første side af guiden Importer tekst skal du acceptere, at teksten er afgrænset, og klik på Næste
  69. På den anden side skal du acceptere, at afgrænsningstegnet sættes til Tab, og klik på Første række indeholder feltnavne
  70. Klik på Næste
  71. På den tredje side af guiden skal du klikke på Næste
  72. Klik på pilen i kombinationsboksen, og vælg MinorID
  73. Klik på Næste
  74. Accepter navnet på tabellen som Mindreårige og klik på Udfør
  75. Når posterne er blevet importeret, skal du klikke på Luk
  76. I navigationsruden skal du højreklikke på tabellen Medarbejdere og klikke på Designvisning
  77. Rediger følgende karakteristika for felterne:
    Feltnavn Feltstørrelse MinrID Minor 100
  78. Luk tabellen
  79. Når du bliver spurgt, om du vil gemme, skal du klikke på Ja
  80. Du vil også modtage en beskedboks om, at nogle data kan gå tabt. Læs den, og klik på Ja
  81. I navigationsruden skal du højreklikke på Tabel1, placere musen på Importer og klikke på Tekstfil
  82. I dialogboksen Hent eksterne data - tekstfil skal du klikke på knappen Gennemse
  83. Find de ressourcer, der følger med disse lektioner, og vælg filen Students.txt
  84. Klik på Åbn
  85. Klik på OK
    86. i dialogboksen
  86. På den første side af guiden Importer tekst skal du acceptere, at teksten er afgrænset, og klik på Næste

  87. På den anden side skal du acceptere, at afgrænsningstegnet sættes til komma eller tabulator, og klik på Næste
  88. På den anden side af guiden skal du klikke på Første række indeholder feltnavne

  89. Klik på Næste
  90. Når StudentNumber er valgt, skal du klikke på pilen i kombinationsboksen Datatype og vælge Kort tekst

  91. Klik på Næste
  92. Klik på pilen i kombinationsboksen, og vælg StudentNumber

  93. Klik på Næste
  94. Accepter navnet på tabellen som Elever og klik på Udfør
  95. Når posterne er blevet importeret, skal du klikke på Luk
  96. I navigationsruden skal du højreklikke på tabellen Elever og klikke på Designvisning
  97. Rediger følgende karakteristika for felterne:
    Feltnavn Feltstørrelse Billedtekst Elevnummer 12 Elev nr. Fornavn 25 Fornavn Mellemnavn 25 Efternavn 25 Efternavn DateOfBirth Køn 20 Adresse 120 By 40 Tilstand 50 Postnummer 20 Postnummer
  98. Luk tabellen
  99. Når du bliver spurgt, om du vil gemme, skal du klikke på Ja
  100. Du vil også modtage en beskedboks om, at nogle data kan gå tabt. Læs den, og klik på Ja

Eksport af en tekstfil

Sådan gemmer du en tabel som tekst:

  • I navigationsruden skal du klikke på den tabel, du vil eksportere. Klik på knappen Tekstfil
    • i sektionen Eksporter på båndet
  • I navigationsruden skal du højreklikke på tabellen, der indeholder dataene, placere musen på Eksporter og klikke på Kort tekstfil

Dette ville åbne dialogboksen Eksporter - Tekstfil med navnet på filen med filtypenavnet .txt. Du skal blot følge guiden:

Microsoft Access and XML

Importing an XML File

An XML file is essentially a document made of at least one table. A typical XML file starts with a root node:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>

Under it, the global parent node starts and closes itself:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
</FunFurniture>

This global parent node is not the table. Inside that node, you should have a node that would represent a table and it can repeat itself as many times as necessary. Her er et eksempel:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
  <Employees>
  </Employees>
  <Employees>
  </Employees>
</FunFurniture>

Inside each table, you should have the name of each column followed by its value:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>924795</EmployeeNumber>
    <FirstName>Donald</FirstName>
    <LastName>Tripleton</LastName>
    <Title>Sales Manager</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>274957</EmployeeNumber>
    <FirstName>Jeanne</FirstName>
    <LastName>Wooley</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>684078</EmployeeNumber>
    <FirstName>Irene</FirstName>
    <LastName>Polsen</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>297149</EmployeeNumber>
    <FirstName>Monica</FirstName>
    <LastName>Jackson</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
</FunFurniture>

After creating and saving an XML file, to import it in Microsoft Access, in the External Data tab of the Ribbon and in the Import section, click the XML File button and follow the wizard.

Practical Learning:Importing an XML Document

  1. To start a new database, on the Ribbon, click File and click New
  2. Click Blank Desktop Database
  3. Set the name to StatesStatistics2
  4. Click Create
  5. Close the default table without saving it
  6. On the Ribbon, click External Data
  7. In the Import &Link section, click the XML File button
  8. In the Get External Data - XML File dialog box, click the Browse button
  9. Locate the resources that accompany these lessons and select the StatesStatistics.xml file
  10. Click Open
  11. On the Get External Data - XML File dialog box, click OK

  12. In the Import XML dialog box, accept the selections and click OK
  13. In the Get External Data - XML File dialog box, click the Close button
  14. In the Navigation Pane, right-click the Regions table and click Design View
  15. In the top side of the window, make sure Region is selected.
    In the bottom side, set the Field Size to 25
  16. Close the table
  17. When asked whether you want to save, click Yes
  18. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes
  19. In the Navigation Pane, double-click the States table

  20. After viewing the records, right-click the States tab and click Design View
  21. Change the following characteristics of the fields:
    Field Name Data Type Field Size Format Decimal Places Caption Abbreviation 2 State StateName 40 Name AreaSqrMiles Number Standard 0 Sqr Miles AreaSqrKm Number Standard 0 Sqr Kms AdmissionUnionDate Date/Time Date of Admission to Union AdmissionUnionOrder Number Byte Order of Admission to Union Capital 40 Region 25 StateWebsite Hyperlink State's Website Wikipedia Hyperlink
  22. Close the table
  23. When asked whether you want to save, click Yes
  24. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes

Exporting to XML

To export a table to XML format, in the Navigation Pane:

  • Right-click the table that holds the data, position the mouse on Export, and click XML File
  • Click the table you want to export. On the Ribbon, click External Data and, in the Export section, click More -> XML File

The Export - XML File dialog box that comes up allows you to verify the name of the file that will be created and the path where it will go. Once you are ready, you can click OK. A dialog box would come up asking which one(s) of the three files you want to have created:

If you want to create a more elaborate XML application with advanced options, you can click the More Options button. This would close the previous dialog box and open another one:

This dialog box allows you to specify more details on how the table should be exported. After making your selections, click OK.

Microsoft Access and the Web

Importing an HTML File

To import an HTML file in Microsoft Access:

  • In the Import section of the Ribbon, click the More button and click HTML Document
  • If the Navigation Pane contains at least one table, right-click a table, position the mouse on Import, and click HTML Document

The primary steps to follow are the same for a text document. In the third page of the wizard, to consider and/or apply more options, click the Advanced button:

After making the necessary adjustments, click OK.

Practical Learning:Importing a Text Document

  1. On the Ribbon, click File and click New
  2. Click Blank Desktop Database
  3. Set the name to States Statistics
  4. Click Create
  5. In the Navigation Pane, right-click Table1, position the mouse on Import, and click HTML Document
  6. In the Get External Data - HTML Document dialog box, click the Browse button
  7. Locate the resources that accompany these lessons
  8. Select the states.htm document and click Open
  9. Click OK
  10. In the first page of the Import HTML Wizard, click First Row Contains Column Headings

  11. Click Next

  12. Accept the defaults of the second page of the wizard and click Next
  13. In the third page of the wizard, click the arrow of the combo box and select Abbreviation

  14. Click Next

  15. Set the name of the table as States
  16. Click Finish
  17. You receive a confirmation message. Click Close
  18. In the Navigation Pane, right-click the States table and click Design View
  19. Change the following characteristics of the fields:
    Field Name Data Type Field Size Format Caption Abbreviation 5 Abbrv StateName 40 State Name AreaSqrMiles Number Double Standard Area in Square Miles AreaSqrKkm Number Double Standard Area in Square Kilometers AdmissionUnionDate Date of Admission to Union Capital 40 StateWebsite Hyperlink State's Website Wikipedia Hyperlink
  20. Close the table
  21. When asked whether you want to save, click Yes
  22. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes
  23. Close Microsoft Access

A Microsoft Access Table on a Web Page

You can copy and paste Data from a webpage into a table. To do this:

  • If you want to copy all columns and all records, in the Navigation Pane of Microsoft Access, right-click the table and click Copy
  • If you want to copy all columns and all records, open the table in Microsoft Access, press Ctrl + A to select everything. Press Ctrl + C to copy. In the web page of the application, click the section you want on the web page and press Ctrl + V to paste
  • If you want to copy only some columns and/or some records, open the table in Microsoft Access. Make the selection. Right-click the selection and click Copy. In the web application, right-click the section you want on the web page and click Paste or click the section and press Ctrl + V

Some other applications do not support copy and paste. An alternative is to export the table to HTML. To save a table as HTML, in the Navigation Pane:

  • Right-click the table that holds the data, position the mouse on Export, and click HTML Document
  • Click the table you want to export. On the Ribbon, click External Data and, in the Export section, click More -> HTML Document

This would open the Export - HTML Document dialog box.

Microsoft Access and Microsoft Word

Introduction

There are various ways you can use Microsoft Word with a Microsoft Access database. As opposed to copying from a database table and pasting to a table, you may want the reverse. That is, you can copy a table from a Microsoft Word document. To do this, in Microsoft Word, select the table in a document and copy it. Start a table in Microsoft Access and paste the records.

Mail Merge

Mail merging allows you to use data on your database to create letters, labels, envelopes, and other documents that require external data originating from another document. To start a mail merge, in the Navigation Pane:

  • Click the table that holds the information you want to use. In the Export section of the Ribbon, click Word Merge
  • Right-click the table, position the mouse on Export and click Word Merge

This would open the Microsoft Word Mail Merge Wizard:

And click OK. This would open the Select Microsoft Word Document dialog box. It allows you to select the letter/document you plan to use. If you don't have that document, click Cancel, open Microsoft Word, create the document and proceed from there. If you have a letter, select it. This would open the letter in Microsoft Word. ail Merge window, if you want to create a letter to be sent out, accept the Letters radio button and click Next. In the second page of the wizard, you will have the choice of creating a new Microsoft Word document or using an existing document. If you want to create a new document, click or accept Use the Current Document. If you click Start From Existing Document, you will be asked to specify the document, in which case you should click Open, select the document, and click Open:

After this, the Mail Merge window would come back to the Use Current Document option. Click Next:Select Recipients.

To insert other types of items, in the Mail Merge window, you can click the Address Block link, the Insert Address Block dialog box would come up. The Insert Address Block dialog box is made of various sections. It allows you to specify a type of greeting and other pieces of information to be inserted in the document. After making the selection(s), you can click OK.

After creating the document and adding the necessary fields to it, you can preview and review it. To do this, in the Mail Merge window, click the Next:Preview Your Letters link. When you do this, the letter appears with the value(s) of the first record. To review the document with the other values, in the Mail Merge window, you can click the previous or the next buttons.

After reviewing the document, in the Mail Merge window, you can click the Next:Complete The Merge link. You can then save, print, and manage the document. In the same way, you can create labels or envelopes.

Practical Learning:Creating a Mail Merge

  1. Start Microsoft Word
  2. From the resources that accompany these lessons, open Promotion.docx
  3. Press Ctrl + A to select everything
  4. Press Ctrl + C to copy
  5. Close Microsoft Word and return to Microsoft Access
  6. From the resources that accompany these lessons, open the Bethesda Car Rental1 database
  7. In the Navigation Pane, in the Tables section, click Customers
  8. To start a mail merge, on the Ribbon, click External Data
  9. In the Export section, click Word Merge
  10. Click the second radio button:

  11. Click OK.
    Microsoft Word starts.
  12. In Microsoft Word, press Ctrl + V to paste the Promotion.docx document (this would be the equivalent of creating or designing the document)

  13. In the Mail Merge window, to create a letter to be sent out, accept the Letters radio button



    Click Next:Starting Document
  14. In the Select Starting Document section, make sure Use the Current Document is selected Click Next:Select Recipients

  15. Click Next:Write Your Letter

  16. In the Microsoft Word document, double-click Date and press Delete
  17. On the Ribbon of Microsoft Word, click Insert
  18. In the Text section, click Date &Time
  19. In the Available Formats list box of the Date &Time dialog box, click the second option (day, month, and year)

  20. Click OK
  21. Press Enter
  22. Click the right side of Dear
  23. In the Mail Merge window, click More Items
  24. In the Fields list, click FirstName

  25. Click Insert
  26. Click Close
  27. Press the Space bar
  28. In the Mail Merge window, click More Items...
  29. In the Fields name, double-click LastName
  30. Click Close
  31. In the Mail Merge window, click Next:Preview Your Letters

  32. In the Mail Merge window, click the next recipient button and observe the name in the document
  33. Click the next recipient button 4 times and observe the names in the document
  34. Click the previous recipient button 2 times and observe the names in the document
  35. In the Mail Merge window, click Next:Complete the Merge
  36. Close Microsoft Word
  37. When asked whether you want to save, click Save
  38. Set the file name as Bethesda Car Rental Promotional Campaign1
  39. Click Save
  40. Close Microsoft Access

Sharing a Microsoft Access Database

Distributing the Database

Distributing a database consists of making it available to more than one computer. Both Microsoft Windows and Microsoft Access provide various solutions, One solution is to install Microsoft Access on each computer that will use your database. This may be the most expensive solution but it is the easiest. Most companies use that solution because it is easy either to purchase many copies or get many licenses of Microsoft Office Professional that includes Microsoft Access.

After creating a database, in the server or the computer of your choice (normally, the database can be located on any computer that is a member of your network) where you want the database to be located, create a folder. Copy the database file into that folder

Access the drive that holds that folder. To share it, right-click it and click Share:

Click the arrow of the combo box in the File Sharing window and select Everyone:

After selecting Everyone, click Add. Click the down-pointing arrow on the right side of Everyone:

  • If you are sharing from Microsoft Windows Server 2008, select Contributor

  • If you are sharing from Microsoft Windows 7+, select Read/Write

Click Share. If you receive a message box, click Continue.
You should receive a message box telling you that the sharing was successful

Click Close.

In another computer where you want to access the database, open a file utility such as Windows Explorer. Click Network. Click the name of the computer to show its shared folders. Open the folder that contains the database. Right-click the name of the database, position the mouse on Send To, and click Desktop (Create Shortcut)

As an alternative, you could right-click the database and click Create Shortcut, then copy that shortcut where you want the database to be accessible. To open the database from that computer, double-click the shortcut.

Importing or Splitting a Database

Introduction

Importing data allows you to get information from an external source and insert it in your database. Microsoft Access can accept data from various applications. To import a file or objects, on the Ribbon, click the External Data tab:

In the Import section of the Ribbon, click the button that corresponds to the type of object you want to get. What happens depends on the type of file you are trying to import.

Importing Microsoft Access Objects

To import objects from another Microsoft Access database, on the Ribbon, click External Data. In the Import section of the Ribbon, click the Access button . This would open the Get External Data - Access Database wizard. You should first locate the folder that contains the database, and then select the database.

Splitting a Database

You can divide your database in two parts. One part would be installed on one computer that can be a server or just another computer. This is referred to as back-end. The other part would be installed in each user's computer. The users computers can then connect to the back-end database that stores the actual database. The users computer have only the graphical interface that allows them to work. To implement this scenario, you split your database.

To split a database, on the Ribbon, click Database Tools:

In the Move Data section, click the Access Database button . This would open the Database Splitter dialog box with four paragraphs and two buttons:

After reading them, click Split Database and follow the wizard.

Practical Learning:Splitting a Database

  1. From the resources that accompany these lessons, open the Computer Training Center database.
    Notice the objects in the Navigation Pane

  2. On the Ribbon, click Database Tools
  3. In the Move Data section, click Access Database

  4. You receive a Database Splitter dialog box. Read the paragraphs and click Split Database
  5. In the Create Back-End Database dialog box, change the name of the file to ComputerTrainingCenterBackEnd
  6. Click Split.
    When the splitting is over, a dialog box appears

  7. Read it and click OK
  8. Open the ComputerTrainingCenterBackEnd database. Notice the icons of the tables in the Navigation Pane

  9. Re-open the Bethesda Car Rental5 database and notice the new icons of the tables in the Navigation Pane

  10. Close Microsoft Access

  1. Hvordan sikkerhedskopieres og gendannes MySQL-database?

  2. Sådan fjerner du en kolonne i SQL Server ved hjælp af T-SQL

  3. Sådan fungerer funktionen EXPORT_SET() i MySQL

  4. AVG() Funktion i MariaDB