Tjek disse nyttige tips til oprettelse af en udvalgt forespørgsel i Microsoft Access
Gælder for:Microsoft Access 2010, 2013, 2016, 2019 og 365 (Windows)
Du kan oprette en udvalgt forespørgsel i Microsoft Access for at hente data baseret på kriterier. En udvalgt forespørgsel i Microsoft Access er den mest almindelige type forespørgsel. Der er en række måder at arbejde effektivt på i udvalgte forespørgsler for at få de ønskede resultater og spare tid. Du kan også bruge mange af disse tips i andre typer forespørgsler.
1. Oprettelse af en udvalgt forespørgsel i Design View
For at oprette en udvalgt forespørgsel og gå til Design View (og undgå guiden):
- Klik på fanen Opret på båndet.
- I gruppen Forespørgsler skal du klikke på Forespørgselsdesign. En dialogboks vises.
- Dobbeltklik på de ønskede tabeller eller forespørgsler (klik på fanen Forespørgsler i dialogboksen for at vælge forespørgsler).
- Klik på Luk. En feltliste for hver tabel eller forespørgsel vises i den øverste rude i Design View.
- Hvis du har brug for at tilføje en anden tabel eller forespørgsel til den øverste rude, skal du klikke på knappen Vis tabel på fanen Forespørgselsværktøjer Design i båndet, dobbeltklikke på den ønskede tabel eller forespørgsel (klik først på fanen Forespørgsler) og klik Luk.
2. Skift mellem designvisning og dataarkvisning
Du kan køre en udvalgt forespørgsel ved at klikke på knappen Kør på fanen Design af forespørgselsværktøjer i båndet eller ved blot at gå til dataarkvisning.
Sådan skifter du hurtigt mellem designvisning og dataarkvisning:
- Højreklik på forespørgselsfanen (eller titellinjen) for den aktuelle forespørgsel, og vælg den ønskede visning, eller
- Klik på knappen Vis på fanen Hjem eller fanen Design af forespørgselsværktøjer på båndet, og vælg den ønskede visning.
3. Tilføjelse af felter til gitteret i Design View
I Design View kaldes den nederste rude QBE (Query by Design)-gitteret. Vis de felter, du ønsker at forespørge på, i dette gitter. Den øverste rude i Design View viser datakilderne – feltlister over tabeller eller forespørgsler.
Sådan tilføjer du et felt til QBE-gitteret:
- Dobbeltklik på et felt i en feltliste i den øverste rude i designvisning for at tilføje det til den næste tilgængelige kolonne i gitteret.
- Træk et felt fra en feltliste ved at holde venstre museknap nede og derefter trække ned til en kolonne for at tilføje det til gitteret.
- Klik på feltrækken i en kolonne i QBE-gitteret, og vælg det ønskede felt i rullemenuen. Hvis der er mere end én tabel, og det samme feltnavn forekommer i begge, skal du også angive kildetabellen i tabelrækken, ellers vil Access som standard være den første tabel (venstre mod højre i den øverste rude), der indeholder feltet.
4. Tilføjelse af flere felter til gitteret i Design View
Du kan tilføje flere felter til QBE-gitteret.
For at vælge flere felter, der er sammenhængende (tilstødende):
- I den øverste rude skal du klikke på et felt i en feltliste og derefter holde Shift nede og klikke på det sidste felt, du vil inkludere nedenfor.
- Peg på et af de valgte felter, hold venstre museknap nede og træk ned i en kolonne i QBE-gitteret.
For at vælge flere felter, der ikke er sammenhængende (ikke tilstødende):
- I den øverste rude skal du klikke på et felt i en feltliste og derefter Ctrl-klikke på efterfølgende felter nedenfor.
- Peg på et af de valgte felter, hold venstre museknap nede og træk ned i en kolonne i QBE-gitteret.
5. Tilføjelse af alle felter til gitteret i Design View
Du kan tilføje alle felter til gitteret. Husk dog, at dette kan gøre din forespørgsel langsommere afhængigt af antallet af felter og mængden af data.
For at vælge alle felter i en kildetabel eller forespørgselsfeltliste:
- I den øverste rude skal du dobbeltklikke på titellinjen på en feltliste for at vælge alle felterne.
- Peg på et af de valgte felter, hold venstre museknap nede og træk ned i en kolonne i QBE-gitteret.
Du kan bruge stjernen (*), som vises øverst på feltlisten i den øverste rude, og trække den til QBE-gitteret for at repræsentere alle felterne. Denne metode har dog begrænsninger. Du kan f.eks. ikke inkludere en samlet funktion eller køre en totalforespørgsel ved hjælp af stjernetegnet.
6. Brug af OG- og ELLER-logik
I QBE-gitteret, i kriterierækkerne:
- Indtast kriterier i samme kriterierække som et OG-scenarie.
- Indtast kriterier i forskellige kriterierækker som et ELLER-scenario.
7. Omarrangering af kolonner
Du kan omarrangere kolonner i designvisning i en forespørgsel. Dette er nyttigt på mange måder, herunder gruppering og sortering. Hvis du angiver en sorteringsrækkefølge for mere end ét felt, sorterer Access fra venstre mod højre.
Sådan omarrangeres kolonner i designvisning:
- Klik på den tynde bjælke øverst i den kolonne, du vil flytte, for at vælge hele kolonnen.
- Peg på det samme område på den valgte kolonne, hold venstre museknap nede, og træk kolonnen til dens nye position.
8. Indstilling af egenskaber
Du kan vise egenskaber i Design View på en række måder:
- Dobbeltklik på den øverste rude i et tomt område.
- Tryk på F4.
- Højreklik i begge ruder i designvisning, og vælg Egenskaber i rullemenuen.
- Klik på knappen Egenskaber på fanen Forespørgselsdesignværktøjer på båndet.
Sådan indstilles forespørgselsegenskaber:
- Klik på den øverste rude i et tomt område.
- Vælg de ønskede egenskaber i ruden Egenskaber.
Nedenfor er forespørgselsegenskaber:
Sådan indstilles feltegenskaber:
- Klik på en kolonne i QBE-gitteret.
- Vælg de ønskede egenskaber i ruden Egenskaber.
Nedenfor er feltegenskaber:
9. Tilføjelse af en knap for nemt at rydde gitteret
Du kan tilføje knappen Ryd gitter til værktøjslinjen Hurtig adgang for at gøre det nemt at rydde hele gitteret i forespørgselsdesignvisning.
Vis først værktøjslinjen Hurtig adgang under båndet (dette gør det nemt at se og tillader, at flere knapper tilføjes):
- Klik på pilen til højre for værktøjslinjen Hurtig adgang (som er over båndet som standard), og vælg Vis under båndet.
Sådan tilføjer du knappen Ryd gitter til værktøjslinjen Hurtig adgang:
- Klik på pilen til højre for værktøjslinjen Hurtig adgang, og vælg Flere kommandoer.
- Vælg Alle kommandoer i menuen øverst.
- Vælg Ryd gitter på listen over kommandoer.
- Klik på Tilføj.
- Klik på OK.
Fra dette tidspunkt vil du være i stand til at vælge knappen Ryd gitter (X) på værktøjslinjen Hurtig adgang i designvisning i en forespørgsel.
Nedenfor er værktøjslinjen Hurtig adgang med knappen Ryd gitter (X):
10. Viser totaler i dataarkvisning
Du kan nu vise totaler automatisk i dataarkvisning:
- Gå til Dataarkvisning.
- Klik på knappen Totaler på fanen Hjem på båndet. En række i alt tilføjes til dataarket.
- Klik på den kolonne, du ønsker at summere i rækken Total, og vælg en funktion fra rullelisten. Access beregner totalen automatisk.
Der er mange flere tips og tricks til at arbejde med udvalgte forespørgsler, men disse er et godt sæt at starte med.