I fortsættelse af vores serie af tips – Tricks og retningslinjer med Microsoft Access deler vi nogle yderligere elementer. De igangværende artikler vil fortsat fokusere på tabeller i en Access-database.
Visning af data i en Access-database kan komme på mange måder. Databaseformularer bruges generelt til at se og redigere data. Access har dog flere muligheder i en Access-tabel for dem, der er vant til at se data i Excel med en lignende følelse og udseende.
Mange af disse muligheder findes under én menu, når du har en bestemt Access-tabel åben. Vi vil fremhæve et par af disse i denne måneds artikel. Se nedenstående figur.
En mulighed under rullelisten "Mere" er muligheden for at fryse kolonner. Brugeren har lov til at fryse eller låse en eller flere kolonner på plads. Dette er nyttigt, når bordet er åbent, så du ikke glemmer eller mister overblikket over, hvilken post du kigger på. I ovenstående figur vil du måske altid se firmanavn, for- og efternavn for eksempel. For at gøre dette skal du blot klikke og trække fra kolonneoverskrifterne> klik på "Mere" som nævnt> vælg Frys felter. Når det er afsluttet, er brugeren i stand til at navigere fra venstre mod højre og se alle virksomhedsoplysninger, mens kontaktoplysningerne låses.
En anden mulighed, der letter visningen, er muligheden for at se hele feltnavnet ved at udvide kolonneoverskrifterne. Brugeren har tilladelse til at fremhæve en kolonne og derefter vælge Feltbredde. Derefter vises en dialogboks. Se nedenstående figur.
Den bedste mulighed på dette tidspunkt er at vælge "Bedst pasform". Dette vil justere kolonnebredden til det bredeste element i den kolonne, du vælger.
Tip – I stedet for at gøre ovenstående manuelt, har brugeren også lov til at> Klik og træk for at fremhæve alle kolonner> derefter dobbeltklikke mellem en af kolonnerne.
Dette vil derefter justere alle kolonnerne i tabellen til indstillingen "Bedst pasform".
En anden mulighed ved visning af tabeldata er også at se de tilknyttede sammenkædede tabeller, hvor der er opsat en tabelrelation mellem en eller flere tabeller. Denne relation udføres ved at bruge indstillingen Relation under hovedmenuen Databaseværktøjer. Dette skal gøres før visning af tabelrelationer i den faktiske tabel. Se nedenstående figur.
I ovenstående eksempel kan slutbrugeren se den faktiske ordrehistorik for en bestemt kunde. Der kan også være yderligere borde. Så længe "+"-tegnet vises i dataarktilstanden, er tilfældet med flere relaterede tabeller stadig sandt.
Se nedenstående figur for eksempel med flere borde:
Når du har lavet et layout ændringer til en tabel, og du derefter lukker tabellen, vil en dialogboks fremkomme som angivet i nedenstående figur:
Bemærk venligst, at hver gang en post opdateres i en database, og tabellen eller formen eller mistet fokus for posten opstår, gemmer dette data i den pågældende post. Ovenstående meddelelse beder om at gemme layoutet af dit bord. Hvis du har foretaget nogen kolonne- eller udseendeændringer, skal disse gemmes, når du lukker ud af bordet.
Dette er blot nogle få tidsbesparende tips, når du bruger Access-tabeller. Hvis du har problemer med at vide, hvordan du kommer i gang med Microsoft Access, skal du kontakte Arkware i dag for ethvert databasebehov.