I fortsættelse af vores serie af tips – Tricks og retningslinjer med Microsoft Access deler vi nogle yderligere elementer. De igangværende artikler vil fortsat fokusere på tabeller i en Access-database.
Databasetabeller og tabelrelationer
Hvad er databasetabelrelationer præcist, og hvorfor vil du bruge dem? At designe en database med flere tabeller kan være særligt udfordrende. Ikke alene skal du bestemme alle databasetabellerne, men det er en vanskelig opgave at forstå konceptet med en database, for så vidt som flere tabeller.
Nogle mennesker opgiver bare at prøve at gøre dette og går hurtigt over til MS Excel. Inden længe befinder de sig i et regnearksmareridt med at have flere regneark knyttet sammen på tværs af den store afgrund i et fælles netværk. Enkeltpersoner navigerer til Excel, fordi de ikke har tid eller viden til at bygge en Access-database.
Så hvis du antager, at du vil bygge en database i Access, så kan tabelrelationsvinduet i Access være yderst nyttigt. Min professionelle mening er, at du ikke laver noget i din database, før du kan kortlægge alle relationer ved hjælp af denne funktion. I nedenstående figur ser vi et standardforhold mellem en kunde og en ordre.
Denne artikel vil fokusere på "en til mange" forholdet. Hvad betyder dette forhold, og hvordan bruges det? I ovenstående eksempel gemmes kundeoplysningerne som "en ”-forholdet og ordrerne gemmes som “mange "forhold. Hvorfor vil du gemme kundeoplysningerne mere end én gang? Ordrerne eller mange sider vil kun gemme KundeID mere end én gang, fordi en kunde kan bestille mere end én gang.
For eksempel, hvis et firma med indkørselssegling dækker din indkørsel. I dette tilfælde gemmes kunden i kundetabellen, og alle plomberings/ordredetaljer vil blive gemt i ordretabellen.
To år efter den første sealcoat skal indkørslen genforsegles igen. Kunden er allerede i databasen, så der oprettes en ny ordre til samme kunde. I nedenstående formularvisning af ordrerne viser den endelige udvikling, når tabellerne er oprettet.
I ovenstående eksempel er kundejoboplysningerne den primære komponent i en-til-mange-relationen. Hvis der er behov for et nyt job til den samme kunde, er det eneste, brugeren gør, at vælge knappen for nyt job i nedenstående diagram.
Når det nye job er tilføjet, ændres kundeoversigtsskærmen, så den afspejler det 2. job for den samme kunde. Se nedenstående diagram.
Så dette fører os tilbage til tabelrelationerne, men bygger også bro over kløften til, hvorfor du opretter relationer i første omgang.
Ovenstående figur er resultatet af oprettelsen af tabellerne og formularerne. Nedenstående figur er, hvor det startede, da du satte tabelrelationerne op til at begynde med. Kunde-id'et i kundetabellen matcher en ordre i ordretabellen.
Tip – Begynd aldrig at oprette databaseindtastningsformularer i en Access-database, før du først har kortlagt hele tabelstrukturen.
De sekundære elementer i nedenstående diagram inkluderer følgende:
- Håndhæv referenceintegritet – En ordre kan ikke indtastes i ordretabellen, før den pågældende kunde er oprettet først. Dette forhindrer, at "tabte" ordrer oprettes uden en kunde.
- Kaskade opdaterede relaterede felter – Hvis værdien af kunde-id-feltet ændres i kundetabellen, ændres alle tilknyttede kunde-id-værdier også i ordretabellen. Dette er mere udbredt i en database, hvor produktnumre eller medarbejder-id-værdier ændres.
- Cascade Slet relaterede poster – Hvis du sletter en kunde, vil alle tilknyttede ordrer også blive slettet. Igen forhindrer dette "tabte" eller "forældreløse" poster i at blive efterladt alene i nedstrømstabellerne.
Sammenfattende er det ikke en let opgave at designe en database med flere tabeller. Det er dog muligt med en stor del research og hårdt arbejde, det kan lade sig gøre. Det er virkelig et puslespil, du løser, og alle brikkerne er lige foran dig, når det kommer til at spore data i dine daglige processer.
Hvis du har problemer med at vide, hvordan du kommer i gang med Microsoft Access, skal du kontakte Arkware i dag for ethvert databasebehov.