Hvis du skulle gætte, hvor meget tid tror du, du bruger på møder hver uge? Ifølge denne artikel bruger mellemledelsen i gennemsnit 35 % af deres tid på møder, mens den øverste ledelse bruger så meget som 50 % på møder. Det værste er, når du bruger al denne tid på diskussioner, og de viser sig at være ineffektive. Møder er kommet for at blive, men der er måder at gøre denne tid mere produktiv på.
Her hos Arkware bruger vi meget tid på møder med kunder og hinanden. Det er vigtigt, at vi tilbyder de bedste databaseløsninger, og at mødes er en af måderne, vi opnår dette på. Her er de strategier, vi bruger til at holde vores møder mest produktive.
1. Ved, hvornår du skal være vært for et møde
Inden vi indkalder til et møde, sikrer vi os, at det er den bedste måde at løse en udfordring eller løse en bekymring på. Hvis en e-mail eller et notat får alle på samme side, så sender vi dette i stedet for. Vi ønsker, at vores møder skal være en værdifuld udnyttelse af alles tid.
2. Planlæg møder på det rigtige tidspunkt
Vi planlægger møder på tidspunkter, hvor folk er mindre tilbøjelige til at blive distraheret. Fredag eftermiddag – bestemt ikke et godt tidspunkt at holde et møde på. Forskning viser, at møder afholdt i frokosttid, hvor folk er sultne og distraheret, også er mindre produktive, så vi undgår også disse tidspunkter. De bedste tidspunkter at holde møder på er mellem kl. 9-11 eller 14-16 på tirsdage, onsdage og torsdage.
3. Inviter de rigtige personer
Ikke alle behøver at være til de fleste møder. Inviter kun personale, der vil have gavn af diskussionen, som for eksempel dem, der har noget at bidrage med eller vil blive berørt af samtaleemnet. Alle andre kan bruge denne tid til at arbejde med kunder og udføre andre opgaver.
4. Opret en dagsorden
Inden mødet skal du oprette en dagsorden og tidslinje. Del det med de personer, der kommer til mødet, så de ved, hvad de kan forvente. At have en dagsorden giver alle mulighed for at følge med og holde sig til emnet. Hvis emnet går sidelæns, skal du ikke være bange for at hoppe ind og bringe samtalen tilbage.
5. Vælg en behagelig placering
Vi har bemærket, at en behagelig placering hjælper folk med at holde fokus på møder. Vælg et lyst, godt oplyst rum med komfortable siddepladser, så folk ikke er utilpas den næste halve time. Det er også en god idé at have en tavle eller en projektorskærm, som alle kan se på under mødet.
6. Hold møder korte
Det er bedre at have flere korte møder end et langt møde. Folk bliver kede af og distraheret, når de sidder for længe på samme sæde. Plus, dette skærer ind i den tid, de kunne udføre andre opgaver. Hold møder på omkring 30 minutter, hvis du kan.
7. Undgå at holde foredrag
Husk at du holder et møde, ikke et foredrag. Så undgå at holde foredrag og kede dit publikum. Et møde er en tid for alle til at tale, udveksle ideer, give udtryk for deres bekymringer og meget mere. Giv alle tid til at bidrage, og derfor er det vigtigt at vælge, hvem du inviterer med omhu.
Hvis din virksomhed kræver møder, er der måder at gøre dem mere produktive for dig og dine medarbejdere. Ved at følge strategierne ovenfor kan du gøre denne tid værdifuld for alle på kontoret!