Ønsker du at få lidt fri af rutinemæssige Microsoft Access-opgaver? Access tilbyder mange funktioner, der kan forbedre din effektivitet og produktivitet. Nøglen er at vide, hvor man kan finde disse funktioner, og hvordan man bruger dem. Vær ikke genert – gå på opdagelse og tjek disse 10 tidsbesparende tips til MS Access.
1. Føj tidsstempler til databaseregistreringer
Med Now()-funktionen kan du automatisk tilføje klokkeslæt og dato til dine databaseposter. På denne måde kan du, når som helst du trækker optegnelserne frem, bestemme, hvornår dataene blev indtastet.
2. Brug skabeloner til at bygge databaser
Skabeloner er din ven i MS Access. Med skabeloner behøver du ikke bygge en database fra bunden. Vælg mellem hundredvis af muligheder, der enten er lavet af Microsoft eller nogen i Access-fællesskabet.
3. Importer data fra Excel til Access
Import af data fra Excel til Access kan være en enorm tidsbesparelse. Du kan gøre langt mere med dine data ved at bruge Access, herunder opdatering af formler og sortering eller filtrering gennem resultater. Hvis du ikke er sikker på, om du skal skifte fra Excel til Access, skal du kontakte et MS Access-supportfirma.
4. Eksporter data fra Access til Excel
Det er også nyttigt at eksportere data fra Access til Excel. Regneark er ikke i stand til at gøre alt, hvad databaser kan, men de er stadig nyttige, når du kun skal administrere en lille mængde data. Desuden ved de fleste, hvordan man bruger Excel.
5. Brug SQL til avancerede forespørgsler
Structured Query Language (SQL) er et godt sprog at falde tilbage på, hvis du har problemer med at designe en forespørgsel. SQL er grundlaget for relationelle databaser og lader dig vælge præcis de resultater, du leder efter.
6. Sikkerhedskopier din database regelmæssigt
Dine Access-databaser er ikke immune over for korruption eller skader, så det er vigtigt at tage de nødvendige skridt for at beskytte dem. Den bedste måde at gøre dette på er at sikkerhedskopiere dine databaser regelmæssigt.
7. Kend dine genveje
Tag dig tid til at blive fortrolig med de genveje, der vil være nyttige for dig. For eksempel kan du få fuld kraft ud af Access ved at filtrere resultater, skjule dubletter i rapporter og fremskynde dataindtastning.
8. Forstå makroer
Makroer er værktøjer, der lader dig automatisere opgaver og funktionalitet til dine formularer og rapporter - og du behøver ikke at lære VBA (Visual Basic for Applications) for at gøre det. Tag dig tid til at lære makroer, selvom de ser forvirrende ud i starten – du bliver meget mere effektiv!
9. Udnyt dine forhold
Mange mennesker bruger Access som et glorificeret regneark, men du begrænser kun dets potentiale ved at gøre dette. Relationelle databaser sporer relationer mellem dataelementer, så undersøg, hvordan du opretter en relation mellem to tabeller i enhver database.
10. Vælg primære nøgler omhyggeligt
MS Access lader dig vælge dine primære nøgler, og du vil gerne gøre det klogt. Ved design af en ny database skal den valgte nøgle f.eks. være unik. Hvis det er muligt, at to poster deler den samme værdi for en attribut, vil du ikke bruge dette som en primær nøgle.
Microsoft Access skal aldrig undervurderes. Det er et kraftfuldt databaseprogram, der giver dig mulighed for at gøre mere på kortere tid. Forhåbentlig vil ovenstående 10 tips være nyttige, når du lærer at navigere i Access 2016 på en mere effektiv og produktiv måde.