Microsoft Access er et softwareprogram, der lader dig bygge og administrere databaser. Det er relativt nemt at bruge og har et lignende udseende som andre Microsoft-produkter. Dette gør det til et passende valg for begyndere eller dem, der ikke har meget computererfaring. Der er mange ting, du kan bruge Access til, og en af dem er at administrere dine medarbejdere. Du kan bruge en af de tilgængelige skabeloner eller oprette din egen.
Hvad er en HR-database?
En HR-database bruges af fagfolk til at gemme information relateret til deres medarbejdere, såsom uddannelsesdetaljer eller standard arbejdstider. Det er vigtigt, at medarbejderdatabaser er sikre, fordi de indeholder følsomme oplysninger. Med så mange juridiske overvejelser at tænke over, er det bedst kun at indsamle de oplysninger, du har brug for om dine medarbejdere.
Her er nogle eksempler på oplysninger, du kan inkludere i en HR-database:
- Helligdage og fravær
- Planer eller standardarbejdstider
- Timesedler og udgifter
- Personlige oplysninger (dvs. fødselsdato, stillingsbetegnelse)
- Lønoplysninger
- Kvalifikationer
- Undervisningsdetaljer
Overvejelser for medarbejderdatabaser
Som arbejdsgiver har du et ansvar for at holde dine medarbejderes oplysninger sikre og sikre. Hvis du ikke følger de rette retningslinjer, kan værdifuld information blive udsat for uautoriserede parter. Du kan få bøder, og du vil helt sikkert ende med at miste tilliden til dine medarbejdere og kunder.
Nedenfor er de overvejelser, du skal gøre dig, når du opbygger og vedligeholder en medarbejderdatabase:
- Etisk lagring af data. Dine medarbejderes oplysninger skal opbevares sikkert og kun deles med relevante personer. Sørg for, at du overholder sådanne love som Data Protection Act 1998 og Freedom of Information Act. Medarbejdere bør også vide, hvordan deres data bliver brugt.
- Sikkerhed. Hvor sikker er din HR-database? Hvis dine data er gemt i skyen, vil du gerne vide, hvilken type sikkerhedsforanstaltninger der er på plads. Vi anbefaler også at kryptere din database, holde al software opdateret og begrænse administratorbrugere.
- Anvendelighed. Hovedfunktionerne i en HR-database er at administrere medarbejderregistre, spore ferier, registrere fravær og så videre. Så længe din database er bygget korrekt, bør den være nem at bruge. Hvis det ikke er, kontakt Arkware for at lære mere om opbygning af en intuitiv og enkel medarbejderdatabase.
- Migration. Det er muligt, at du en dag muligvis skal migrere til et nyt databasesystem. Du kan migrere Microsoft Access til MySQL, SQLServer, Azure, Oracle og andre. Dette er vigtigt, da du ikke ønsker at skulle indtaste alt i hånden.
- Lagerstørrelse. Til sidst skal du vide, hvor meget lagerkapacitet der sandsynligvis er behov for. Ved at tænke fremad kan du sikre, at din database ikke løber tør for serverplads. De fleste databaseprogrammer har stor kapacitet, men det er stadig værd at tjekke ind.
Opbygning og vedligeholdelse af en HR-database er en vigtig del af at eje en virksomhed. For at lære mere om at få bygget en tilpasset database til din virksomhed eller organisation, kontakt databaseeksperterne hos Arkware i dag.