Ikke alle virksomheder er sikre på, hvornår det er tid til at flytte til en database. Excel er et nyttigt regnearksprogram, der kan opfylde behovene hos mange små virksomheder. Men efterhånden som deres virksomhed vokser, eller de ønsker flere muligheder, giver det mening at hoppe til en database som MS Access.
Så hvordan ved du, hvad der er rigtigt for din virksomhed, og hvornår det er tid til at skifte? Sandheden er, at du nok burde bruge Excel og Access sammen i stedet for at erstatte det ene med det andet.
Lad os starte med at diskutere de grundlæggende opgaver, som Excel og Access bruges til, og hvordan du ved, hvornår det er tid til at opgradere til en database.
Hvad bruges hvert værktøj til?
Microsoft Excel er et regnearksværktøj, der bruges til følgende opgaver:
- Dataanalyse
- Beregninger, statistiske sammenligninger
- Diagramstyring
- Generer output, der kan deles
Microsoft Access er et databaseværktøj, der bruges til følgende opgaver:
- Datahåndtering
- Vis dataundersæt, komplekse forespørgsler
- Rapporter til dataopsummering
- Automatisering til almindelige begivenheder
- Database brugt af flere brugere
Kort sagt, Excel er til analyse data, hvorimod Access er til administration data.
Hvordan ved jeg, hvornår det er tid til at tilføje adgang?
Hvis du i øjeblikket bruger Excel, indser du det potentiale, som denne regnearkssoftware tilbyder. Det analyserer effektivt numeriske data og er relativt let at lære. De nyeste versioner kommer også fyldt med masser af skabeloner og genveje for at gøre dit arbejde lettere.
Men når du skal administrere hundredvis eller tusindvis af regneark, knækker Excel under presset. Det bliver stadig sværere at administrere data og opdatere dine formler. Hvis du har problemer med at administrere dine regneark, er dette et sikkert tegn på, at du har brug for en større og mere omfattende database.
Fordelen ved Access er, at det giver en lagringsløsning til data, der skal trækkes op og analyseres på tværs af forskellige lokationer. Du kan til enhver tid få adgang til disse registreringer og foretage de relevante ændringer. Da hver post får et ID, kan du sortere, filtrere og forespørge i dine databaser baseret på dine mål.
Konklusion
Da Excel bliver overbelastet med regneark, og du finder det sværere at vedligeholde og opdatere dine data, er det et tydeligt tegn på, at du er klar til at flytte til Access. Men smid ikke håndklædet i ringen med Excel. Du kan importere Access til Excel og omvendt og nyde det bedste fra begge verdener.