Du kan ganske nemt gruppere en rapport på flere felter, når du bruger rapportguiden i Access 2016.
En grupperet rapport (også kendt som en sammenfattende rapport) er en rapport, hvor et eller flere felter bruges til at gruppere de andre felter.
Access giver dig mulighed for at oprette rapporter, der er grupperet i mere end ét felt. For eksempel kan du gruppere en salgsrapport efter stat og derefter by.
Nedenfor er et andet eksempel, hvor vi laver en rapport, der er grupperet på to felter.
-
Start rapportguiden
Klik på Rapportguide på båndet (fra Opret fanen).
-
Vælg felterne
Vælg de felter, du vil have vist i rapporten. Du kan vælge felter fra mere end én tabel eller forespørgsel.
For at gøre dette skal du vælge en tabel eller forespørgsel ved hjælp af rullelisten.
Dobbeltklik derefter på et felt i venstre rude for at flytte det over til højre rude. Gentag dette for hvert felt, der skal vises i rapporten. Felterne i højre rude vises i rapporten.
Gentag for hver relevant tabel/forespørgsel.
Når du er færdig, skal du klikke på Næste> .
Du kan også vælge et felt og derefter bruge
> knappen for at flytte den over til den anden rude.Du kan bruge
>> knappen for at flytte alle felter på tværs. -
Vælg en grupperingstabel/-felt
I venstre rude skal du vælge den tabel eller forespørgsel, der indeholder feltet, som rapporten skal grupperes efter.
Dette vil være den første niveaugruppering, som alle andre felter er grupperet under.
Den højre rude viser en forhåndsvisning baseret på dit valg.
Klik på Næste> .
Forhåndsvisningen vil kun gruppere rapporten, hvis den finder et passende felt at gruppere på. Ellers vil den vise felterne ugrupperet.
Hvis forhåndsvisningen ikke viser nogen gruppering her, vil din rapport ikke blive grupperet. I dette tilfælde skal du gå tilbage og tilføje et passende felt til at gruppere rapporten.
Alternativt kan du ændre rapporten senere og vælge grupperingsfeltet på det tidspunkt.
-
Tilføj de ekstra felter
Her kan du vælge det andet felt, der skal grupperes i.
Dette felt, hvis det er valgt, indsættes mellem grupperingen på første niveau og de andre felter.
Klik på Næste> .
-
Angiv sorteringsrækkefølgen, hvis det kræves
Du kan angive felter for at sortere rapportdetaljerne efter. Dette sorterer felterne inden for hver gruppe (ikke de grupperede felter).
Når du er færdig, skal du klikke på Næste> .
-
Vælg et layout
Vælg et af de forudindstillede layouts til rapporten.
Forhåndsvisningen opdateres, når du vælger et element. Du er velkommen til at vælge hver enkelt for at se, hvordan det påvirker layoutet.
Du kan også ændre retningen til Landskab, hvis det kræves.
For vores eksempel vil vi efterlade rapporten med en trinnet layout og et Portræt orientering.
Når du er færdig, skal du klikke på Næste> .
-
Navngiv rapporten
Indtast et navn til rapporten.
Du har også mulighed for enten at få vist rapporten eller ændre dens design, når guiden er færdig med at oprette den.
For vores eksempel vil vi efterlade det på Forhåndsvisning af rapporten .
Klik på Udfør for at generere rapporten.
-
Rapporten
Rapporten er nu oprettet. Den har to niveauer af gruppering, som specificeret.
Omformatering af rapporten
Du skal muligvis omformatere rapporten lidt for at få den til at se mere præsentabel ud.
I vores eksempel bliver vi nødt til at udvide bredden af datofeltet, omarrangere felterne lidt og justere de skiftende baggrundsfarver.
-
Formatering af ændringer i layoutvisning
Du kan skifte mellem layoutvisning og designvisning, alt efter hvad du synes er nemmere.
I dette eksempel bruger vi layoutvisning til at ændre formatet på datoen. Layoutvisning gør denne slags ting nemmere at kontrollere, fordi den viser rigtige data i felterne.
-
Gennemgå de skiftende farver
Sørg for at være opmærksom på, hvordan de alternative farver gengives (dvs. dem, som Access automatisk anvender på rapporter).
De skiftende farver på en grupperet rapport kan reducere klarheden af det grupperede felt. Du vil måske opdage, at det grupperede felt deler sin skiftende farve med enten det foregående felt eller det efterfølgende felt. Dette ender med at reducere det "grupperede" udseende og kan muligvis forvirre læseren med hensyn til, hvilke felter der faktisk er grupperet.
Dette bliver endnu mere et problem, efterhånden som du tilføjer flere grupperede felter.
-
Fjern de skiftende farver
For at fjerne de skiftende farver skal du vælge afsnittet rapportdetaljer i designvisning.
Klik derefter på Alternativ rækkefarve fra Format fanen på båndet, og vælg Ingen farve fra kontekstmenuen.
Du kan gøre det samme for de grupperede felter. For at vælge det grupperede felt skal du vælge Feltnavn Overskrift hvor Feltnavn er navnet på det grupperede felt.
Du skal gøre dette for hvert grupperet felt, hvis du vil fjerne alle skiftende baggrunde.
-
Formater feltet øverste overskrift
Nu hvor vi har fjernet de skiftende baggrundsfarver, ville det ikke skade at tilføje en baggrundsfarve til overskriften på øverste niveau. Dette vil adskille det fra overskriften på andet niveau og andre felter.
For at gøre dette skal du vælge Feltnavn Overskrift hvor Feltnavn er navnet på det grupperede felt, og klik derefter på Shape Fill på båndet (fra Format fanen) og vælg en farve.
Du skal muligvis også indstille det faktiske felt til gennemsigtigt, hvis dets farve er en anden farve end baggrunden.
Du kan også bruge en fed skrifttype til det grupperede felt ved at vælge feltet og derefter klikke på ikonet fed på båndet.
Den anvendte formatering her er kun et forslag. Der er mange andre måder at formatere en rapport på. Gå videre og eksperimenter.
-
Den færdige rapport
Når rapporten nu vises i Udskriftsvisning (eller en anden visning), vises rapporten uden de skiftende farver.
I vores eksempel er det grupperede felt også gengivet med fed skrifttype (efter at vi har angivet det med fed skrift ved at bruge kommandoen Fed på båndet).