Du kan nemt oprette en grupperet rapport ved hjælp af rapportguiden i Access 2016.
En grupperet rapport (også kendt som en sammenfattende rapport), er en rapport, hvor et eller flere felter bruges til at gruppere de andre felter. Dette kan være praktisk, hvis et felt har mange gentagne værdier, da du kan vise værdien én gang og derefter vise alle poster, der hører til den gruppe.
Nedenfor vil vi bruge rapportguiden til at oprette en grupperet rapport.
-
Start rapportguiden
Klik på Rapportguide på båndet (fra Opret fanen).
-
Vælg felterne
Vælg de felter, du vil have vist i rapporten. Du kan vælge felter fra mere end én tabel eller forespørgsel.
For at gøre dette skal du vælge en tabel eller forespørgsel ved hjælp af rullelisten.
Dobbeltklik derefter på et felt i venstre rude for at flytte det over til højre rude. Gentag dette for hvert felt, der skal vises i rapporten. Felterne i højre rude vises i rapporten.
Gentag for hver relevant tabel/forespørgsel.
Når du er færdig, skal du klikke på Næste> .
Du kan også vælge et felt og derefter bruge
> knappen for at flytte den over til den anden rude.Du kan bruge
>> knappen for at flytte alle felter på tværs. -
Vælg en grupperingstabel/-felt
I venstre rude skal du vælge den tabel eller forespørgsel, der indeholder feltet, som rapporten skal grupperes efter.
Den højre rude viser en forhåndsvisning baseret på dit valg.
Klik på Næste> .
Forhåndsvisningen vil kun gruppere rapporten, hvis den finder et passende felt at gruppere på. Ellers vil den vise felterne ugrupperet.
Hvis forhåndsvisningen ikke viser nogen gruppering her, vil din rapport ikke blive grupperet. I dette tilfælde skal du gå tilbage og tilføje et passende felt til at gruppere rapporten.
Alternativt kan du ændre rapporten senere og vælge grupperingsfeltet på det tidspunkt.
-
Tilføj ekstra gruppering, hvis det er nødvendigt
Access giver dig nu mulighed for at specificere flere grupperingsniveauer, hvis det kræves.
I vores eksempel lader vi det være som det er (på ét grupperingsniveau).
Klik på Næste> .
-
Angiv sorteringsrækkefølgen, hvis det kræves
Du kan angive felter for at sortere rapportdetaljerne efter. Dette sorterer felterne inden for hver gruppe (ikke de grupperede felter).
Når du er færdig, skal du klikke på Næste> .
-
Vælg et layout
Vælg et af de forudindstillede layouts til rapporten.
Forhåndsvisningen opdateres, når du vælger et element. Du er velkommen til at vælge hver enkelt for at se, hvordan det påvirker layoutet.
Du kan også ændre retningen til Landskab, hvis det kræves.
For vores eksempel vil vi efterlade rapporten med en trinnet layout og et Portræt orientering.
Når du er færdig, skal du klikke på Næste> .
-
Navngiv rapporten
Indtast et navn til rapporten.
Du har også mulighed for enten at få vist rapporten eller ændre dens design, når guiden er færdig med at oprette den.
For vores eksempel vil vi efterlade det på Forhåndsvisning af rapporten .
Klik på Udfør for at generere rapporten.
-
Rapporten
Rapporten er nu oprettet. Det er grupperet, som vi har angivet.
Omformatering af rapporten
Du skal muligvis lave en let omformatering for at få rapporten til at se mere præsentabel ud.
I vores eksempel bliver vi nødt til at udvide bredden af datofeltet, og måske omarrangere felterne lidt, og måske fjerne kanterne og justere baggrundsfarver.
-
Fjern kant
Access elsker at sætte grænser omkring marker. Hvis du ikke vil have grænsen, kan du fjerne den.
Vælg det eller de felter, du vil fjerne grænsen fra.
Klik nu på Shape Outline fra Format fanen på båndet, og vælg Transparent fra kontekstmenuen.
-
Gennemgå de skiftende farver
Sørg for at være opmærksom på, hvordan de alternative farver gengives (dvs. dem, som Access automatisk anvender på rapporter).
De skiftende farver på en grupperet rapport kan reducere klarheden af det grupperede felt. Du vil måske opdage, at det grupperede felt deler sin skiftende farve med enten det foregående felt eller det efterfølgende felt. Dette ender med at reducere det "grupperede" udseende og kan muligvis forvirre læseren med hensyn til, hvilke felter der faktisk er grupperet.
-
Fjern de skiftende farver
For at fjerne de skiftende farver skal du vælge afsnittet rapportdetaljer i designvisning.
Klik derefter på Alternativ rækkefarve fra Format fanen på båndet, og vælg Ingen farve fra kontekstmenuen.
Du kan gøre det samme for det grupperede felt. For at vælge det grupperede felt skal du vælge Feltnavn Overskrift hvor Feltnavn er navnet på det grupperede felt.
Du kan også bruge en fed skrifttype til det grupperede felt ved at vælge feltet og derefter klikke på ikonet fed på båndet.
-
Den færdige rapport
Når rapporten nu vises i Udskriftsvisning (eller en anden visning), vises rapporten uden de skiftende farver.
I vores eksempel er det grupperede felt også gengivet med fed skrifttype (efter at vi har angivet det med fed skrift ved at bruge kommandoen Fed på båndet).