Som virksomhedsejer vil du gerne gemme oplysninger om menneskelige ressourcer på et sikkert, sikkert og stabilt sted. Oplysninger om menneskelige ressourcer er følsomme, fordi de indeholder klager på arbejdspladsen, disciplinære problemer, narkotikatestning, hændelser vedrørende arbejdskompensation, medarbejders medicinske problemer og mere. Den bedste måde at opbevare disse følsomme data på er i digital form.
Lad os tage et kig på, hvad en HR-database er, og fordelene ved at have en for din virksomhed.
Hvad er en HR-database?
En HR-database er et centralt knudepunkt for medarbejderinformation. Personaleafdelinger bruger denne software til at spore følgende typer data:
- Medarbejderoplysninger
- Feriedetaljer
- Fraværsprocenter
- Arbejdsrotaplan
- Standard arbejdstid
- Ind- og udgangstider
- Medarbejder-timesedler
- Forretningsudgifter
Fordi disse oplysninger er følsomme, er der mange juridiske overvejelser at tage stilling til. Du bør vide, hvordan du gemmer disse data under HIPAA og GDPR, samt vide, hvor længe du kan opbevare dem. Det gælder både nuværende medarbejdere, tidligere medarbejdere og jobansøgere.
Hvordan kan en HR-database hjælpe din virksomhed?
Når du først har oprettet en HR-database til din virksomhed, vil du ikke se dig tilbage! Disse databaser strømliner dine HR-processer og holder data gemt i et sikkert miljø. På denne måde kan du vise dine medarbejdere, at du tager deres fortrolighed seriøst.
Her er nogle af de fordele, du kan forvente ved at have en HR-database til din virksomhed:
- Effektivitet. Vedligeholdelse af en HR-database strømliner dit teams produktivitet. Al den information, de har brug for for at træffe datadrevne beslutninger, er på ét centralt sted.
- Omkostningseffektivitet. I det lange løb kan det spare din virksomhed penge at have en HR-database. Din database vil arbejde for dig, så dine medarbejdere kan fokusere på andre opgaver. Også at holde følsomme oplysninger sikker kan forhindre et dyrt brud.
- Nøjagtighed. Når du skal træffe beslutninger, er det bydende nødvendigt, at du stoler på nøjagtig information. Med en database er der færre HR-fejl, hvilket giver dig mulighed for at træffe fornuftige beslutninger.
- Forbedret overholdelse af lovgivningen. Gem alle følsomme data ét sted, så det er nemmere at overholde GDPR. Dette viser også medarbejderne, at du bekymrer dig om deres privatliv.
Skal din virksomhed have en HR-database?
Chancerne er, at din virksomhed kan drage fordel af en HR-database. Mange små og mellemstore virksomheder er ofte usikre på dette, men baseret på fordelene ovenfor kan du se, hvordan disse databaser kan hjælpe din virksomhed med at køre mere effektivt og samtidig holde medarbejderoplysninger sikre.
Faktisk mangler du som mindre virksomhed sandsynligvis ressourcer til at håndtere et sikkerhedsbrud. Heldigvis behøver du ikke noget omfattende eller dyrt for at få arbejdet gjort. Du kan bruge Microsoft Access til at bygge en HR-database eller arbejde med en databaseekspert som Arkware for at få oprettet en til dig.
For at lære mere om HR-databaser og hvordan de kan understøtte din virksomhedsdrift, kontakt Arkware for en gratis konsultation.