De fleste nye organisationer eller projekter går hurtigt fra at styre deres arbejdsgang på papir til at spore deres data på regneark. Det næste logiske trin er at implementere en relationel database, der forbinder alle dine data korrekt og i sidste ende giver mange fordele for dine investeringskroner.
Hvad kan en database gøre for min virksomhed?
- Organisation: En database kan hjælpe med at give struktur til dine forretningsprocesser.
- Datavalidering: En database tillader formateringsregler for dataindtastning (dvs. felter kan være påkrævet, have streng formatering som et telefonnummer eller postnummer, eller have et maksimalt antal tegn).
- Effektivitet: Databaser eliminerer behovet for den overflødige dataindtastning, der er typisk for regneark.
- Datasikkerhed: Databaser har mere brugersikkerhed end et regneark i form af brugeradgang til systemet og begrænsninger for adgang til de data, der er synlige.
- Rapportering: Ganske enkelt er rapportering meget mere robust fra en database, hvor rækker af poster for en enkelt kunde eller datasæt hurtigt kan genereres.
- Søger: Af samme grund som rapportering er søgning efter flere kriterier nemmere med en database og giver brugerne mulighed for hurtigt at finpudse specifikke poster.
- Deling af data: Mange databasebrugere kan få adgang til den samme fil og data på én gang. Derfor er der ingen filduplikering, individuelle brugerredigeringer og formateringskonflikter, der er almindelige med regneark.
- Større kapacitet: Databaser rummer en meget stor mængde data. Til sammenligning er regneark meget mere begrænset.
- Historiske data: Ældre data kan arkiveres i en database meget nemmere eller let tilgængelige for rapportering. At holde alle historiske data aktive vil højst sandsynligt flytte grænserne for et regneark til at være for stort og upraktisk.
Hvorfor vælge MS Access frem for andre databaser?
- Popularitet: MS Access er den mest populære desktop-database og leveres som standard i mange MS Office-pakker.
- Billig: MS Access-softwaren er meget billig (uden udviklingstid).
- Selvstartende: En nybegynder kan opnå nyttige resultater.
Hvad er nogle begrænsninger for MS Access?
- Mangel på support: Det er almindeligt, at den tidlige MS Access-udviklingsindsats igangsættes af et teammedlem, der allerede har et fuldtidsansvar. Når disse teammedlemmer ikke længere er tilgængelige eller har forladt virksomheden, er der ofte ingen tilbage med erfaringen til at fortsætte med at understøtte databasen. Desuden er mange erfarne konsulenter i øjeblikket ved at vælge pension eller er gået over til mere moderne databaseløsninger; efterlader et tomrum for ældre MS Access-databaser, der har brug for support.
- Korruption: Der er mange grunde til, at en MS Access-databasefil kan blive beskadiget eller beskadiget. Både hardwarefejl og softwareproblemer er skylden. Uden tilstrækkelig beskyttelse mod disse problemer kan disse databaser blive meget upålidelige.
- Skalerbarhed: Mens flere brugere er tilladt i MS Access, bliver databasen hurtigt overbebyrdet. Derudover, sammenlignet med andre databaser, har MS Access en lav grænse for den maksimale mængde data, der understøttes.
- Mangel på udviklererfaring: Mange gør-det-selv, ikke-programmør-udviklere kommer hurtigt over hovedet under udvikling. Desuden kan tidlige designbeslutninger i høj grad påvirke brugervenligheden og udvideligheden af databasen hen ad vejen.
- Opgraderinger: Mange udfordringer, såsom versionsinkompatibilitet, støder man ofte på ved migrering af aktuelle data til den opdaterede software.
- Filserver: MS Access er en filserverapplikation (ikke en klientserverapplikation). Det betyder, at hele databasen og softwaren ligger i hukommelsen på hver brugers computer. Dette er ineffektivt og kan føre til fejl og potentiel korruption.
- Kompleksitet forudsiges: Hvis det forventes, at brugen af denne database vil blive missionskritisk eller tjene et meget større behov end oprindeligt planlagt, anbefales det at søge alternative databaser, såsom en, der er designet ved hjælp af SQL Server.
- Overholdelse: Visse regler (såsom kravene i Sarbanes-Oxley Act – SOX, HIPAA &PCI – Payment Card Industry), der gælder for mange virksomheder, garanterer brugen af en avanceret, fuldt reviderbar database.
En organisations databasebehov er normalt uforudsigelige og ændrer sig over tid. Sunde databaser oprettes og til sidst vokser og ændres i løbet af en virksomheds levetid. Når de står over for disse udfordringer, fortsætter MS Access-databaser ofte med at blive brugt "som de er" og fungerer generelt godt nok. Men når en nødsituation opstår, kan pålidelig, erfaren support være svær at finde. Derfor anbefales det stærkt at planlægge tidligt for de næste udviklingstrin og have et erfarent team til at hjælpe. Uanset om der er behov for en lille databaseforbedring eller en fuld plan for fremtiden, er Arkware klar til at være din guide! 