Brug af Microsoft Access med Power BI

Vi havde for nylig en klient, der ønskede at se sine QuickBooks-data i Power BI, men førstnævnte kunne ikke oprette forbindelse til sidstnævnte for at få dataene, så vi tyede til at eksportere dataene fra Quickbooks, bruge Access til at rydde op i dem og til sidst uploade dem til PowerBI.com, så andre medarbejdere kan se analysen.

Analyse af QuickBook-data

Selvom PowerBI.com kan læse QuickBooks-data direkte (se https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/service-connect-to-quickbooks-online), havde vores klient brug for rapporter, der ikke var inkluderet. Løsningen, vi leverede, var en Access-database, som gjorde det muligt for dem nemt at importere deres data fra QuickBooks ved hjælp af QB-rapporter eksporteret til CSV, og derefter få Access til at rydde op i dataene og flette dem med lokale tabeller for at opnå de nødvendige resultater. Vi tilføjede kode til Access, som ville uploade data fra csv-filen og gemme til adgangstabeller, som var forbundet til PowerBI.com til rapportering.

Da databasen var konfigureret med de påkrævede data, forsynede vi brugeren med Power BI-skrivebordsapplikationen og oprettede et dashboard med de nødvendige visuals og datakilden fra Access-tabellerne. I dette tilfælde brugte klienten 32bit Access, så vi installerede 32bit-versionen af Power BI Desktop og installerede Microsoft Access Database Engine 2010 Redistributable.

Et af kundernes krav var at spore medarbejdertimerne for at sikre, at de nåede deres mål, hver havde ugentlige mål, men de ønskede også at se målprocenten over et valgt datointerval, så hvis målet for eksempel var 32 om ugen for en medarbejder og de analyserede datoer var to uger, målet skulle være 64.

Trin 1:Tilføj en datotabel

For det første havde vi brug for en datotabel, der inkluderede hver dag i året baseret på de modtagne data. Ved at bruge knappen Ny tabel på modelleringsfanen var vi i stand til at bruge et Dax-udtryk, der ville skabe en datotabel, der gik fra den tidligste til den seneste dato i aktivitetstabellen. I PowerBI brugte vi følgende formel:

I din rapport skal du på fanen Modellering øverst i Power BI-vinduet vælge Ny tabel.

Du skal oprette den første kolonne i tabellen, som ville være datoen. Erstat tabel med dit tabelnavn, og brug derefter KALENDER-funktionen til at indstille det ønskede datointerval. I vores eksempel nedenfor bruger vi datoerne i tabellen tblTimeActivities og Activity Date er navnet på datofeltet. Vi vælger minimumsdatoen som startdato og maksimumsdatoen som slutdato. Ved at bruge denne metode vil datoerne i datotabellen vokse, efterhånden som vi importerer flere data til tblTimeActivities.

Alternativt kan du hårdkode din start- og slutdato ved at bruge følgende script:

Når du har datokolonnen, kan du nu tilføje andre datorelaterede kolonner, som er nødvendige.

I eksemplet her udtrækker vi året for datoen. Andre muligheder er:

Måned =MONTH((tblDates[Dato]))

Uge =UGENUM(tblDatoer[Dato])

Ugestart =tblDates[Dato] + 1 – WEEKDAY(tblDates[Dato])

Månedsnavn =FORMAT (tblDates[Dato], "mmm")

Det næste trin var at tilføje en beregnet kolonne, der ville give en dagtælling for hver dato:

Beregnede dage =DATODIFF(tblDatoer[Dato],IDAG(),DAG)

Vi skal nu oprette et par mål, der beregner det samlede mål baseret på det valgte datointerval på udsnitteren.

Få antallet af uger i datointervallet:
Ugetælling =((MAX(tblDates[BeregnedeDage])-MIN(tblDates[BeregnedeDage]))+1)/7

Beregn mål:
BillableTarget =MAX(tblEmployees[TargetBillableHrs])*[WeekCount]

Det sidste trin i dette projekt var derefter at dele rapporten med ledelsen ved hjælp af den webbaserede Power BI i Office 365. For at løse dette, udgav vi blot rapporten på nettet og delte derefter rapporten med de angivne brugere. Nu, fordi dataene ikke er skybaserede, er vi ikke i stand til at oprette en tidsplanopdatering uden at oprette en gatewayforbindelse. i dette tilfælde, fordi de allerede har etableret en daglig 3-trins proces for hovedbrugeren, var det blot et spørgsmål om at tilføje trin 4:

Eksporter CSV-fil fra Quickbooks.
Importér data til Access.
Opdater Power BI-skrivebordet, og gennemgå rapporterne.
Udgiv til Power BI Web.

Eksporteret dataeksempel fra Quick Books

Slutrapport