Kombiner Access 2016 med Word for at adressere konvolutter til en liste over personer.
En brevfletning giver dig mulighed for at adressere konvolutter til alle personer i en tabel eller forespørgsel.
I det følgende eksempel vil vi gennemgå processen med at opsætte konvolutter med navne og adresser, så de er klar til udskrivning og forsendelse.
-
Start Mail Merge Wizard
Vælg den tabel eller forespørgsel, der indeholder listen over navne og adresser.
Klik på Ordfletning i Importer og link gruppe fra Eksterne data fanen på båndet.
-
Vælg dokumentindstillingen
Vælg, om du vil knytte dataene til et eksisterende dokument eller oprette et nyt dokument.
I dette eksempel opretter vi et nyt dokument fra bunden.
Klik på Opret et nyt dokument, og link derefter dataene til det .
-
Skift til Microsoft Word
På dette tidspunkt skulle Microsoft Word være åbent og blinke på proceslinjen.
Klik på Microsoft Word-knappen på proceslinjen for at åbne Word.
-
Vælg dokumenttype
Vælg den dokumenttype, du gerne vil arbejde på.
I dette eksempel laver vi en brevfletning, så vi kan sætte navne og adresser på konvolutter.
Så vælg Konvolutter fra brevfletningsguiden til højre på skærmen.
Klik på Næste:Startdokument
-
Vælg konvolutstørrelsen og andre indstillinger
Vælg Skift dokumentlayout klik derefter på Konvolutindstillinger... for at starte Konvolutindstillinger dialogboks.
Klik på OK når du er færdig.
-
Gennemse og fortsæt
Brug det aktuelle dokument er nu valgt.
Konvolutten vises nu i forhold til den størrelse, du har valgt.
Tjek, at det ser korrekt ud, og klik på Næste:Vælg modtagere for at fortsætte.
-
Vælg modtagere
Det er her du kan vælge modtagerne. Word genkender dog, at vi allerede bruger en tabel fra Access, så Brug en eksisterende liste er nu valgt med detaljerne angivet nedenfor.
Tjek, at det ser korrekt ud, og klik på Næste:Arranger din konvolut for at fortsætte.
-
Arranger konvolutten
Klik på konvolutten, hvor adresseblokken skal gå.
Klik derefter på Adresseblok... fra Mail Merge Wizard.
-
Indsæt adresseblok
Brug denne dialogboks til at bestemme, hvordan felterne skal vises på konvolutten.
Afhængigt af hvordan din database er designet, kan du muligvis vælge Indsæt modtagers navn i dette format og Indsæt postadresse .
Men hvis konvoluttens forhåndsvisning er tom (som i dette eksempel), skal du matche felterne.
For at matche felterne skal du klikke på Match Fields... .
-
Match Fields
Brug denne dialogboks til at matche felterne, der vises på konvolutten, med felterne fra din database.
Brug rullelisten til at vælge et felt fra din database, der matcher feltet til venstre.
I dette eksempel er der kun ét obligatorisk felt ( Virksomhed ). Vi kan bruge CustomerName fra vores database for dette felt (vores database har kun ét felt til kundenavnet). Havde vi valgt Indsæt modtagers navn og Indsæt postadresse i den forrige dialogboks ville der være mange flere obligatoriske felter — nogle af dem har vi ikke matchende felter i vores database. Derfor er guiden mindre restriktiv ved at fravælge denne indstilling ved det forrige trin, og vi kan fortsætte ved at matche nogle af de valgfrie felter.
Hvis du befinder dig i en lignende situation, og du planlægger at lave flere brevfletninger i fremtiden, kan du eventuelt tjekke Husk denne matchning for dette sæt af datakilder på denne computer for at spare dig for manuelt at skulle matche felterne hver gang.
Klik på OK når du har matchet de felter, du skal bruge.
-
Gennemse og luk dialogboksen
Nu viser forhåndsvisningen af konvolutten en adresse fra vores liste.
Tjek, at den vises i det rigtige format. Brug de små pile til at gå gennem listen, hvis du har brug for det.
Du vil også bemærke, at Indsæt postadresse er nu valgt.
Klik på OK for at fortsætte.
-
Gennemse og fortsæt
Dialogboksen er lukket, og vi er nu tilbage ved Arranger din konvolut trin.
Du vil bemærke, at «AddressBlock» vises nu på konvolutten, hvor adressen vil blive vist.
Klik på Næste:Se forhåndsvisning af dine konvolutter for at fortsætte.
-
Se forhåndsvisning af dine konvolutter
Preview-konvolutten viser nu de faktiske navne og adresser fra vores database, præcis som de vil se ud, når de sendes ud.
Du kan bruge de små pileknapper til at navigere gennem listen for at se, hvordan andre poster vises.
Hvis alt ser godt ud, skal du klikke på Næste:Fuldfør fletningen .
-
Fuldfør fletningen
Mail Merge er klar til at producere dine konvolutter.
Klik på Udskriv... for at udskrive konvolutterne.