Antag, at du har en Access-database, der indeholder navne og adresser på dine kunder. Ind imellem ønsker eller skal du måske sende et standardbrev til hver kunde, der har tilmeldt sig sådanne forsendelser. Du er dog klar over, at disse breve kommer til at se så meget bedre ud og virke meget mere effektivt, hvis de er tilpasset hver enkelt modtager. Et grundlæggende eksempel på dette er at udskrive kundens navn og adresse øverst i brevet, og at inkludere kundens titel og efternavn i velkomstlinjen. Vi kan selvfølgelig gå meget længere end dette og inkludere oplysninger om kundens konto og endda deres tidligere ordrer (hvis det er relevant).
Der er to måder at gøre dette på. Vi kunne lave en adgangsrapport, som er fin og god. Dataene er jo gemt i Access, så hvorfor ikke oprette et brev ved hjælp af sådan en rapport? Det er bestemt muligt at gøre det. Der kan dog godt være en fordel ved at flette dine kundedata gemt i en Access-tabel eller forespørgsel ind i et MS Word-tekstbehandlingsdokument. Det er uden tvivl meget nemmere at sætte sig ned og komponere et godt præsenteret standardbrev ved hjælp af MS Word (end det er at oprette det samme dokument i en Access-rapport). Det kan siges, at Word er et bedre værktøj til netop dette job.
Mail Merge Processen, hvorved data fra en tabel integreres i et tekstbehandlingsdokument, er kendt som en brevfletning . Den følgende øvelse forklarer, hvordan du bruger oplysninger fra Access-tabellen i figur 1 nedenfor.

Figur 1: Skemaet for Access-tabellen, vi skal bruge.

Opretter forbindelse til adgangsdata Dette første trin i processen involverer at forbinde MS Word med databasen, hvor kundedata er gemt. Vi kommer til at arbejde på et tomt dokument her, men normalt vil du begynde med at skrive dit standardbrev. Formålet med denne øvelse er at vise, hvordan et Word-dokument får adgang til data i en MS Access-tabel eller -forespørgsel (i stedet for hvordan man komponerer et godt præsenteret Word-dokument i sig selv).

1. Åbn MS Word.
2. Klik på ikonet VÆLG MODTAGERE. Dette er placeret i START MAIL FLETNING-gruppen på båndet MAILINGS. Ved at klikke på ikonet vises en rullemenu.
3. Vælg BRUG EKSISTERENDE LISTE fra rullemenuen.
4. Gennemse placeringen af ​​din Access-database (i det vindue, der er åbnet), og dobbeltklik på dets filnavn. Dette åbner dialogboksen VÆLG TABEL, hvor du kan se alle tabeller og forespørgsler fra din database.

   Figur 2:VÆLG TABEL dialogform.

5. Dobbeltklik på navnet på tabellen eller forespørgslen, der indeholder kundenavne og adresser. Vi er interesserede i tblKunden. Dialogformularen lukkes derefter. Du er nu klar til at vælge, hvilke felter der skal bruges i dit dokument.

Adgang til tabel- eller forespørgselsfelter Vi har nu koblet os til Access Databasen og tabellen, hvori kundedata er gemt. Det næste trin i processen er at indsætte felter fra den tabel i selve Word-dokumentet. Vi kommer til at bruge felter til at indtaste kundens adresse øverst i brevet og til at lave en hilsen. Hvis vi ville, kunne vi også gå videre og indsætte data fra tabellen med brevets hovedtekst.

1. Klik på det sted på dokumentet, hvor feltet skal indsættes.
2. Klik på den nederste halvdel af INSERT MERGE FIELD split-knapikonet. Dette er placeret i gruppen SKRIV OG INDSÆT FELT på båndet FORSENDELSE. En rulleliste med felter vises (se figur 3 nedenfor).

   Figur 3: Indsæt Mail Merge Fields .

3. Vælg kundens titel felt fra listen. En titel feltpladsholder vises nu på dokumentet.
4. Gentag trin 2, denne gang ved at vælge efternavnsfeltet. Sørg for at efterlade et mellemrum mellem de to pladsholdere.
5. Gå til en ny linje, og gentag derefter trin 2 igen, denne gang ved at vælge det første adressefelt. Gentag dette trin for hvert af adressefelterne, hvert felt på en separat linje.
6. Gå to linjer ned under adressefelterne for at indtaste velkomstlinjen. Indtast en hilsen såsom "Kære", efterlad et mellemrum, og indsæt derefter en titel felt, efterfulgt af et andet mellemrum og derefter efternavnet felt

Dit dokument skulle nu se sådan ud:

Figur 4: Feltet Mailfletning Pladsholdere.

Fletter adgangsdata Når du har tilføjet brevfletningsfelterne til dit dokument, er du næsten klar til at køre brevfletningen. Inden vi gør det, er det dog en god idé at forhåndsvise, hvordan dokumenterne kommer til at se ud, efter at dataene er flettet. Gør dette ved at klikke på ikonet FORVISNING AF RESULTATER på POST-BÅNDET. Hver post fra databasen flettes derefter til et separat dokument. Du kan rulle gennem hver af disse "dokumentposter" ved hjælp af navigationsknapperne i gruppen FORVISNINGSRESULTATER. Sådan ser vores dokument ud, når det er forhåndsvist:

Figur 5 (ovenfor): Forhåndsvisning for den første registrering af flettede data.

Figur 6: AFSLUT OG FLET.

Vi kan nu køre brevfletningen. Gør dette ved at klikke på FINISH AND MERGE-knappen (se figur 6 ovenfor). Du får derefter mulighed for at UDSKRIVE DOKUMENTER eller REDIGERE INDIVIDUELLE DOKUMENTER. Hvis du gør det sidste, åbnes en ny forekomst af Word, der indeholder de flettede dokumenter. Du er så fri til at foretage de justeringer, du finder passende, og printe ud, når du er klar.