I fortsættelse af vores serie af tips - Tricks og retningslinjer med Microsoft Access deler du nogle ekstra elementer for denne måned. De igangværende artikler vil fortsat fokusere på tabellerne i en Access-database.
Bruger du tabeller til rullelister?
Tabellerne i en Access-database bruges til at gemme alle databaseoplysninger. Dette er det grundlæggende formål med alle data i databasen. Men hvilke andre grunde ville der være til at gemme andre komponenter i databasen?
I de fleste databaser er der valgmuligheder for drop-down lister i formularer. For eksempel vil en kundetabel gemme et felt, såsom en stat i USA. Et andet eksempel ville være et specifikt produkt, som en virksomhed sælger eller fremstiller, eller et andet eksempel ville være en tabel til lagermedarbejdere osv.. Der er en mulighed i en form kaldet en værdiliste, men for bedre at styre valgene, en separat tabel skal bruges til at gemme de specifikke elementer, der er indeholdt på listen.
For at sikre, at hver post har den rigtige værdi, skal du bruge tabel over muligheder bør være den primære kilde til værdien. Du ønsker ikke, at slutbrugeren skal "finde op" værdier i farten, da dette kan føre til indtastning af inkonsistente værdier uanset årsagen.
Medarbejdertabellen som angivet nedenfor kan have følgende design.
Som nævnt giver det mening at sætte status for hver medarbejder til "Aktiv", da det er de medarbejdere, der vil blive inkluderet i rullelisten. Ved ikke at slette dem, så er de stadig tilgængelige til fremtidig brug.
Tip – Det kan være nyttigt at navngive den faktiske rulleliste på en ordentlig måde. Hvis du f.eks. navngiver alle tabeller til rullelister, der starter med "TblDrp…...", gemmer du dem alle sammen i databasevinduet som angivet i nedenstående figur:
Validering af data ved indtastning af data i databasen på tabelniveau
Sammen med dropdown-tabeller, der tvinger nøjagtige data ind i tabeller, er en anden metode i selve tabellen at angive en valideringsregel. Dette gøres i designet af tabellen inde i selve feltegenskaberne.
For at sikre, at en nøjagtig forsendelsesdato i fremtiden er indtastet, kan du f.eks. bruge en valideringsregel til at kontrollere dette ved at gøre følgende.
Valideringsregel:[ShippedDate]>=Date()
Valideringstekst:Forsendelsesdatoen skal være den aktuelle dato eller en dato i fremtiden.
Se figuren nedenfor
Når valideringsreglen er "brudt", vises følgende meddelelse. Se nedenstående figur.
Dette er blot nogle få tidsbesparende tips, når du bruger Access-tabeller. Hvis du har problemer med at vide, hvordan du kommer i gang med Microsoft Access, skal du kontakte Arkware i dag for ethvert databasebehov.