Næsten alle virksomheder i verden bruger Microsoft Excel. Til at lave enkle regneark er det sandsynligvis det bedste stykke software i verden. Men efterhånden som en virksomhed vokser, og regneark bliver mere komplicerede, vil Excel vise sine begrænsninger. Det er her Microsoft Access kommer ind i billedet.
Når din virksomhed administrerer store datasæt, kan det være på tide at begynde at overveje at migrere dine data til Access. MS Access er et fremragende softwareprogram, der kan strømline dit regnskab, produktstyring og meget mere.
Her er 6 måder, hvorpå Microsoft Access kan understøtte dine virksomhedsfunktioner:
1. Nemt at udvikle en tilpasset database
Hovedfunktionen af Microsoft Access er oprettelsen af brugerdefinerede databaser. Den imponerende funktionalitet giver dig mulighed for at arbejde med store datasæt og opbevare information på en struktureret måde. Uanset om du arbejder med klientdata eller dine egne, kan dette være ekstremt vigtigt for både sikkerhed og tidsstyring.
Oprettelse af en tilpasset database kan være yderst nyttig for flere forretningsprocesser, herunder lagertidsstyring, projektstyring og mere. Microsoft Access Development er den mest alsidige løsning til at skabe en tilpasset database til din virksomhed. Det er relativt nemt at forstå, sparer meget tid og kan resultere i lavere omkostninger for din virksomhed.
2. Oprethold konsistens
Når det kommer til at arbejde med data, er det vigtigt at bevare konsistens. Med Microsoft Access kan du minimere eventuelle uoverensstemmelser eller fejl forårsaget af menneskelige fejl. Dette er takket være muligheden for at automatisere processer i Access. I stedet for at registrere data manuelt, kan Access trække data fra flere forskellige kilder og endda identificere uoverensstemmelser i dataene. For eksempel, hvis din virksomhed i gennemsnit lavede 200 salg om dagen, og så pludselig blev registreret 2000, kunne du finde ud af det med en Access-forespørgsel.
Regnskab er en af de forretningsprocesser, hvor konsistens er afgørende. I løbet af året skal tallene bag en virksomhed registreres nøjagtigt og konsekvent. Når disse data registreres i Excel (eller et andet regnearksprogram, er der et stort potentiale for menneskelige fejl. Brug af Access kan fjerne denne risiko for menneskelige fejl gennem automatisering. Derfor er det et mere sikkert valg for virksomheder.
En anden måde at bevare ensartethed på er at bruge dropdowns til valg fra en standardliste, så brugerne kan undgå at indtaste værdier og fremskynde dataindtastning.
3. Tilgængelighed
Tilgængelighed er en anden grund til, at store virksomheder vælger MS Access. Hvis en bruger foretager en ændring i en database, vil denne straks blive vist for andre brugere. Dette gør det meget nemmere for medarbejderne at arbejde på den samme fil. Det fungerer som en cloud-baseret løsning, hvilket gør det fremragende til øjeblikkeligt samarbejde.
Microsoft Access er også relativt let at bruge. For eksisterende MS Office-brugere er grænsefladen intuitiv. For at opbygge komplekse databaser vil medarbejderne dog kræve noget træning. Enkelheden og skalerbarheden af MS Access er begge store fordele – den kan bruges af alle fra utrænet personale til Microsoft Access-konsulenter.
4. Produktdatabase
Microsoft Access er en fantastisk platform til at gemme en virksomhedsbeholdning. Når din virksomhed vokser, bliver du nødt til at lave mere komplekse regneark, der indeholder produktinformation og salgstal. Du kan ikke forvente, at alle dine medarbejdere husker lange navne, beskrivelser eller koder forbundet med hvert element i databasen. Det er her Microsoft Access kommer ind i billedet – det giver brugerne mulighed for at søge efter elementer ved navn, kode eller beskrivelse og endda eksportere dataene til et Excel-regneark. Dette er også nyttigt til overvågning af lagerniveauer.
5. Let at migrere databaser
Microsoft Access er den mest populære databasesoftware i verden, og den har eksisteret siden 1992. Det betyder, at udviklerne har haft god tid til at gøre det brugervenligt. Dette brugervenlige design strækker sig forbi den faktiske lagring af data til mere komplicerede opgaver som at migrere data. Du kan nemt migrere datasæt fra andre databaseprogrammer og bruge Microsoft-dataværktøjer som SQL Server.
6. Omkostningseffektiv
Efterhånden som din virksomhed udvider, bliver den nødt til at gemme flere data. Det kan være dyrt at hyre en tredjepartsvirksomhed til at administrere din datalagring, så det er mere omkostningseffektivt at holde det internt. Det betyder, at du har brug for datalagringssoftware. Microsoft Access er ikke kun en af de bedste, den er også en af de mest overkommelige. For det første kommer den med en overkommelig pris, hvilket betyder, at virksomheder af enhver størrelse kan købe den. Derudover udgives opdateringer årligt, så du kan fortsætte med at bruge den nyeste version af Access gratis.
Sammenlignet med Excel har Access ingen grænse for antallet af rækker med data pr. tabel, sammenligne det med grænsen på 1.048.576 rækker i Excel.
Du betaler sandsynligvis allerede for en professionel udgave af MS Office, hvilket betyder, at du ikke behøver at bruge ekstra for Access. Sammen med de andre fordele i denne artikel gør MS Accesss overkommelighed det svært for alternative løsninger at konkurrere med.
Har du brug for Microsoft Access-rådgivning?
Hos Access Experts har vi et bredt kendskab til både Microsoft Access og Microsoft SQL Server. Vi kan hjælpe med alt lige fra simpel Access SQL-integration til mere komplicerede Access-opgaver.
For mere info kontakt os i dag.