Sådan opretter du en rapport fra en tabel i Access 2016

Du kan oprette en rapport direkte fra en tabel i Access 2016. Access genererer automatisk en rapport baseret på den valgte tabel eller forespørgsel.

Sådan opretter du en rapport fra en eksisterende tabel.

Udløs rapportkommandoen

I venstre navigationsrude skal du vælge den tabel, du vil basere rapporten på.

Klik nu på Rapporter på båndet (fra Opret fanen).
Rapporten

Der vises en rapport, der indeholder alle felterne fra tabellen.

Det vises i Layout View, som er en visning, der muliggør redigering. Du kan også skifte til designvisning for mere kontrolleret redigering, samt rapportvisning og udskriftsvisning for at se, hvordan det ser ud for brugeren.

Du kan lade rapporten være, som den er, eller du kan tilpasse den efter behov.

Du kan lukke venstre navigationsrude for at give mere plads til rapporten.

For at gøre dette, klik på den lille « ikonet øverst i navigationsruden.

Rediger rapporten

Afhængigt af dine behov er det sandsynligt, at rapporten skal ændres, før den er klar til e-mail eller udskrivning.

Kontroller især, at den indeholder de rigtige felter, og at den ikke er for bred til at blive udskrevet. Hvis den er for bred, vil den bruge ekstra mange sider unødigt.

Fjern unødvendige felter

Når du opretter en rapport baseret på en eksisterende tabel, er der altid mulighed for, at der vil være felter, som du ikke har brug for i rapporten. I dette tilfælde skal du slette alle unødvendige felter.

For at slette et felt skal du højreklikke på det og vælge Slet fra kontekstmenuen.

Du kan også slette flere felter på én gang ved at vælge det første og holde Shift nede tast ned, og vælg derefter den sidste.

For at vælge ikke-sammenhængende felter, brug Ctrl nøgle i stedet.
Skift formateringen

Du kan ændre farver, skrifttyper, størrelser osv. som du ønsker.

I dette eksempel fjerner vi den omrids, som Access automatisk satte på felterne. Mere præcist sætter vi blot omridset til gennemsigtigt.

Du kan også bruge egenskabsarket til at ændre formateringen. For at åbne egenskabsarket skal du klikke på Egenskabsarket knappen på båndet (under Design fanen).

Hvis ejendomsarket allerede er åbent, når du vælger et felt, vil det automatisk vise egenskaberne for det pågældende felt.
Almindelig breddefejl

Hold øje med et lille advarselsikon øverst til venstre i rapporten, der advarer om, at din rapport er bredere end sidebredden.

Du vil højst sandsynligt få denne advarsel, hvis din rapport indeholder mange felter placeret ved siden af hinanden.

Du kan enten flytte dem, ændre størrelsen på dem eller slette dem. Du kan også ændre sidestørrelsen eller -retningen, hvis det er en passende mulighed for dig.

I dette eksempel, selvom et antal felter blev slettet og de resterende felter blev flyttet til venstre, forbliver sidefoden stadig i sin oprindelige position. Dette skubber bredden for langt ud. Hvis rapporten blev udskrevet nu, ville den hver især forårsage, at ekstra tomme (eller næsten tomme) sider blev udskrevet - spild af papir.
Rettelse af fejlen

Klik på advarselsmeddelelsen for at åbne en rulleliste over mulige rettelser til problemet.

Vælg en mulighed for at se, om det løser problemet. Du skal muligvis vælge mere end én.

Ved at klikke på Vælg kontrolelementet længst til højre kan være praktisk at fremhæve den kontrol, der forårsager problemet. Du kan derefter flytte denne kontrol til venstre, slette den eller ændre dens bredde.

Klik på Fjern ekstra rapportplads kan bruges, efter du har flyttet eventuelle stødende elementer.
Rapporten med den justerede bredde

Når du har rettet ovenstående fejl, vises rapporten nu smallere, og advarselsmeddelelsen forsvinder.
Rapporten i layoutvisning

Skift til layoutvisning for at se, hvordan det ser ud der.
Rapporten i rapportvisning

Skift til rapportvisning for at se, hvordan det ser ud der.
Rapporten i udskriftsvisning

Og til sidst, skift til Print Preview for at se, hvordan det vil se ud, når det er udskrevet.

Det er en god idé at se, hvor mange sider rapporten vil udskrive, før den udskrives. Du kan bruge pagineringskontrollen nederst i rapporten til at springe frem til sidste side og kontrollere sidetallet, der er angivet ved kontrolelementet.