Du kan tilføje en underformular til en formular for at levere relaterede data fra en en-til-mange-relation. Dette giver dig mulighed for at præsentere mange relaterede poster i en post.
En underformular er en form, der er indlejret inde i en anden form. Den indeholder normalt data, der er relevante for den post, der i øjeblikket er åben i hovedformularen.
For eksempel kan du have en formular, der viser en ordre, og en underformular, der viser hver vare i ordren.
Eller du kan have en formular, der viser et band, med en underformular, der viser hvert album, som bandet har udgivet.
Her er endnu et eksempel. Vi tilføjer en underformular til en formular, der indeholder oplysninger om lande. Underformularen viser byerne i hvert land.
-
Åbn formularen
I venstre navigationsrude skal du højreklikke på formularen og vælge Designvisning fra kontekstmenuen.
-
Udvid kontrolværktøjslinjen
Find Controls gruppe på Design fanen i båndet.
Klik på den lille pil ned for at udvide listen over tilgængelige formularkontrolelementer.
-
Vælg underformularindstillingen
Klik på Underformular/Underrapport ikonet for at vælge det.
Klik derefter i formularen på det sted, hvor du ønsker, at underformularen skal vises.
Dette starter underformularguiden.
Du kan holde markøren over hvert ikon for at se, hvilken kontrol den repræsenterer.
-
Vælg den datakilde, der skal bruges til underformularen
Du har mulighed for at basere din underformular på en tabel eller forespørgsel eller på en eksisterende formular.
I dette eksempel vælger vi Brug eksisterende tabeller og forespørgsler .
Når du har valgt indstillingen, skal du klikke på Næste> .
-
Vælg felterne
Hvis du valgte Brug eksisterende tabeller og forespørgsler , vil du nu blive bedt om at vælge de felter, der skal bruges i underformularen.
Vælg tabellen eller forespørgslen fra rullelisten.
I venstre rude skal du vælge hvert felt, du skal bruge på underformularen, og derefter klikke på den lille > knappen for at flytte den over til højre rude.
Du kan vælge felter fra mere end én tabel eller forespørgsel. Du skal blot vælge en anden tabel/forespørgsel fra rullemenuen, når du er færdig med den første.
Når du er færdig, skal du klikke på Næste> .
Du kan også dobbeltklikke på et felt for at flytte det til den anden rude.
Du kan også bruge >> knappen for at flytte alle felter på tværs.
-
Vælg linkingsfeltet
Der skal være et felt, der forbinder hovedformularen og dens underformular. Dette er typisk et ID-felt eller lignende.
Hvis du tidligere har konfigureret en relation til tabellerne, vil Access gætte hvilket felt der skal bruges baseret på relationens primærnøgle og fremmednøgle.
I denne del af guiden giver Access dig mulighed for at vælge dit eget felt eller vælge et andet fra den angivne liste.
For dette eksempel efterlader vi det i det felt, som Access gættede.
Når du har valgt et felt, skal du klikke på Næste> .
Teknisk set er der ikke behov at være et linkende felt. Du kan vælge Ingen .
Du ender dog sandsynligvis med en underformular, der viser data, der ikke har noget at gøre med den aktuelle post. Alle poster vil vise den samme underformular med de samme data.
-
Navngiv underformularen
Indtast et navn til underformularen.
Klik på Udfør .
-
Underformularen i designvisning
Underformularen føjes nu til formularen på det sted, du klikkede på i trin 3.
I Design View vises det som en stor indlejret form.
-
Rediger om nødvendigt
Du skal muligvis foretage nogle mindre justeringer af formateringen. Det kan for eksempel være nødvendigt at justere etikettens position, farver, skrifttypevægt osv.
Skift til layoutvisning og tilbage til designvisning for at ændre efter behov.
-
Den færdige underformular
Skift nu til formularvisning for at se, hvordan den vises for brugeren.
Hovedformularen vises med underformularen indlejret i den. Underformularen vises i dataarkvisning ligesom en almindelig tabel eller forespørgselsresultater.
Når du navigerer gennem posterne i hovedformularen, opdateres dataene i underformularen.
Underformularer i dataarkvisning omtales nogle gange som underdataark.
Dataarkvisning er ikke den eneste visning, som en underformular kan vises i. Du kan bruge egenskabsarket til at ændre standardvisningen til Single Form, Continuous Forms eller Split View.
For at gøre dette skal du kigge efter Standardvisning ejendom.
-
Gemmer underformularen
Når du gemmer formularen, gemmes underformularen som en separat formular.
-
Visning af underformularen som en selvstændig formular
Underformularen vises i navigationsruden ligesom enhver anden formular - trods alt er det bare en anden formular.
Når du åbner den, vil den sandsynligvis åbne i dataarkvisning (forudsat at det er den visning, du har valgt til underformularen).
Du kan altid ændre dens standardvisning (via Ejendomsarket), men vær opmærksom på, at dette også vil påvirke den måde, underformularen vises på i den anden formular.
Når den vises som en underformular (i en anden formular), viser den kun de data, der er relevante for den aktuelle registrering af dens overordnede formular. Men når den åbnes som en selvstændig formular, viser den alle data.