Mange virksomheder bruger Microsoft Excel til at administrere deres data, men de ved ikke, hvad de går glip af ved ikke at opgradere til en database! Regneark kan ligne databaser, men et regneark er ikke nær så kraftfuldt som et. Derudover er det ofte kedeligt og besværligt at få oplysninger ind og ud af et regneark. Der kræves en del manuel dataindtastning, og det øger risikoen for fejl.
Hvis du ønsker at opgradere fra Microsoft Excel til Microsoft Access, træffer du et godt valg, der vil give din virksomhed mulighed for at være mere sikker og effektiv. Nedenfor deler vi et par tips til, hvordan du ser det største afkast fra din Access-database.
MS Access er brugervenligt. Du kan bruge det uden at skulle lære et programmeringssprog.
Microsoft Access er tilgængelig med dit Office-abonnement, og du behøver ikke at lære et programmeringssprog for at bruge det. Access betragtes som en ikke-teknisk databaseapplikation, der er brugervenlig for den gennemsnitlige person. Faktisk kan du bruge det til at oprette apps uden at have brug for en baggrund i kodning.
Vi anbefaler, at du dykker ned i Access og tester funktionerne for at gøre dig fortrolig med forskellene mellem en database og et regneark. Men brug ikke tid på at prøve at lære et nyt programmeringssprog. Dette er ikke nødvendigt for at bruge de grundlæggende funktioner i Microsoft Access.
Brug kun det antal tabeller, som din ansøgning kræver.
Der er ikke noget "rigtigt" antal borde, du skal bruge i din ansøgning. Brug den passende mængde – hverken mere eller mindre. Begyndere af databasebrugere har en tendens til at bruge for få tabeller og ender med at prøve at proppe for meget information ind på et enkelt sted. På den anden side opretter nogle brugere snesevis af databaser, når de egentlig kun har brug for nogle få.
Undgå at gentage og overflødige data.
En anden ting, du gerne vil undgå, er at gentage data i en enkelt tabel. Relationel databasedesign håndterer gentagne data ved at opdele dem i en separat tabel. Så hvis du finder dig selv at nummerere feltnavne som Vare 1, Vare 2, Vare 3 osv., skal du oprette en separat tabel til at gemme dataene.
Det samme er tilfældet med overflødige data – undgå det! Redundante data behøver ikke at være i din database, og det kan faktisk ødelægge dine data. For eksempel, hvis du har en kundes navn gemt i to tabeller og kun opdaterer en af tabellerne, er dataene ikke længere pålidelige.
Brug en navnekonvention for at undgå forvirring.
Når du vælger en navnekonvention for dine databaseobjekter, bør du holde dig til den for at undgå forvirring. På denne måde vil alle databasetabeller, kolonner, begrænsninger og andre objekter blive navngivet på en ensartet og pålidelig måde. Den gode nyhed er, at du kan vælge hvilken som helst navngivningskonvention, du ønsker (inden for rimelighedens grænser) - nøglen er at være konsekvent.
Brug kun nuller, når du har brug for det.
Nuller er ofte overudnyttede. Det sande formål med at bruge null er, når et informationsfelt er virkelig ukendt. Dette er forskelligt fra et felt, der skal stå tomt. For eksempel, når du udfylder linjerne Adresse 1 og Adresse 2 på en tabel, efterlades adresse 2-linjen normalt tom. Men "blank" er en kendt værdi, så du behøver ikke at sætte null.
Konsulter en Microsoft Access-konsulentekspert.
Sørg endelig for, at du har en Microsoft-teknologiekspert at rådføre dig med. Efterhånden som din virksomhed vokser og ændrer sig, kan dine databasebehov lige så godt. Det er vigtigt, at din database altid fungerer for dig og giver dig sikre, konsistente data. Ved at samarbejde med et team af databaseeksperter kan du få mest muligt ud af din database.
Arkware leverer Microsoft Access-support og erstatningstjenester til virksomheder i alle størrelser. Planlæg din gratis konsultation for at diskutere dine databasebehov.